Escrituras

1. Acceso al módulo “Escrituras”

Dentro del programa Nexus, se debe acceder al apartado “Escrituras”.

Desde este módulo es posible:

• Crear un asunto/escritura nueva.
• Buscar un asunto existente.
• Consultar una escritura ya creada o en proceso

Búsqueda mediante la lupa

El icono de la lupa permite localizar asuntos o escrituras utilizando:

• Número de asunto.
• Número de protocolo.

Para iniciar un nuevo asunto, se debe hacer clic en “Escrituras”.

2. Concepto de Número de Asunto

El número de asunto es el identificador inicial que se asigna al expediente de una escritura en preparación.

Su función es permitir:

• Localizar el expediente rápidamente.
• Trabajar con él durante todas las fases previas a la firma.

3. Ventana principal de “Escrituras”

Al acceder, se muestra una pantalla con diversos campos y botones.

A continuación se explica la función de cada uno:

1. Número de Protocolo / Número de Asunto
2. Fecha del Protocolo (permite generar una cita en la agenda mediante el desplegable).
3. Cliente principal (seleccionable desde el desplegable).
4. Acto jurídico de la escritura.
5. Añadir otro acto jurídico (por ejemplo: compraventa + poder).
6. Enviar al Protocolo Electrónico.
7. Enviar el Índice.
8. Abrir Word.
9. Visualizar documento (vista rápida sin posibilidad de edición).
10. Diligencias (crear, ver o editar).
11. Notas (crear, ver o editar).
12. Documentos unidos (visualizar, añadir o eliminar documentos).
13. Archivo digital ArD (documentación previa, correos, PDF, notas simples, etc.).
14. Cliente fijo (persona que encarga la escritura pero no comparece: inmobiliarias, abogados…).
15. Cuadro de notas (anotaciones internas para que otros compañeros puedan verlas).
16. Búsqueda de copias (consultar copias generadas para imprimir o enviar por correo).
17. Lápiz de edición del acto jurídico (permite corregirlo si fue seleccionado incorrectamente).
18. Desplegable para crear nueva escritura o abrir recientes.

4. Crear un asunto nuevo

Para iniciar un nuevo expediente:

1. Abrir el desplegable del punto 18.
2. Seleccionar “Nuevo asunto”.
3. Elegir el acto jurídico correspondiente.

1. Es importante seleccionar el correcto, ya que se usará para el índice y para minutar.
2. Si fuera necesario, podrá modificarse posteriormente.
4. Confirmar con “Crear asunto”. Se mostrará la ventana principal donde se empezarán a introducir los datos del expediente.

5. Introducción de partícipes

Opciones disponibles

1. Clasificar tipo de compareciente.
2. Añadir partícipes.
3. Abrir ficha del cliente.
4. Seleccionar si está Presente (P) o Ausente (A).
5. Añadir representante para personas jurídicas o comparecencias mediante representante.

Añadir un nuevo partícipe

Al pulsar el botón “+” para añadir un nuevo partícipe, se muestra una pantalla dividida en dos zonas:

• Zona izquierda: partícipes favoritos (aquellos utilizados con más frecuencia).
• Zona derecha: buscador para localizar al partícipe que se desea introducir y opciones para clasificar su titularidad o tipo de intervención.

Para completar la incorporación del partícipe, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Introducir los datos del partícipe: se puede escribir el número de identificación o bien el apellido seguido de una coma y el nombre (ej.: Prueba, Técnico).
2. Seleccionar el tipo de comparecencia que realizará en la escritura.
3. El sistema propondrá automáticamente los comparecientes habituales según el acto jurídico seleccionado. Si fuera necesario añadir otro tipo de interviniente —por ejemplo, un traductor— se deberá utilizar el desplegable correspondiente para seleccionarlo.
4. Una vez localizados y clasificados todos los intervinientes, se añaden todos juntos a la operación. No es necesario pulsar el botón de añadir después de cada uno; se pueden introducir todos y confirmar una única vez.

Ficha de una persona jurídica

Desde su ficha es posible:

1. Ver el texto que se mostrará en la intervención.
2. Modificar dicho texto.
3. Consultar la lista de representantes.
4. Ver operaciones previas realizadas en la notaría.
5. Realizar comprobaciones: CIF revocado, titular real, OCP…

Añadir representante de una persona jurídica

Al incorporar un representante para una persona jurídica, se abre una pantalla que muestra:

• Una lista de representantes ya registrados, si existen.
• La opción de crear un representante nuevo, en caso de que no esté dado de alta.

Para completar este proceso, se realizan los siguientes pasos:

1. Crear un nuevo representante, si no figura en la lista, o bien
2. Seleccionar mediante un “check” el representante adecuado entre los ya existentes.
3. Utilizar el icono “Ojo” para abrir la ficha del representante seleccionado.
4. Dentro de su ficha, en el apartado “Escrituras”, redactar el texto de representación que deberá aparecer en la intervención de la escritura.

6. Introducción de objetos

Al seleccionar añadir objeto, se presentan varias opciones de búsqueda:

• Número de CRU o Finca Registral.
• Referencia Catastral.

Una vez introducido algún dato, se pulsa “Nuevo objeto”.

Pantalla de objeto

Al acceder a la pantalla de objetos, se muestran distintas secciones y herramientas que permiten completar toda la información relativa al bien. Las funcionalidades que ofrece son las siguientes:

1. Visualización de la redacción del objeto, donde aparece la descripción que se incorporará a la escritura.
2. Archivo digital del objeto, espacio donde se almacenan documentos relacionados (notas registrales escaneadas, adjuntos procedentes de correo electrónico, etc.).
➡️

Más información: Kubo - Parser - Parseo de Objetos desde OUTLOOK

3. Visualización directa de la Nota Registral del inmueble.
4. Acceso al certificado descriptivo y gráfico.
5. Acceso al certificado del valor de referencia.
6. Descarga del valor de referencia mediante el botón correspondiente:
• En verde, indica que la descarga ha sido correcta.
• En rojo, señala que se ha producido un error.
• Sin color, significa que aún no se ha solicitado.
7. Selección del tipo de verificación catastral. Al elegir “Identifica notario”, se habilita el campo para introducir la referencia catastral del objeto.
8. Introducción de los datos registrales del inmueble.
9. Solicitud automática de la Nota Registral continua, que el sistema descarga mediante la función de Notas Online.
10. Uso de “Pre-Objeto”, herramienta que permite trasladar a la descripción final los datos introducidos (referencia catastral, datos registrales, etc.).
• Es importante seleccionar la opción de no sustituir la descripción, para complementar la información sin eliminar el texto previamente redactado.
11. Edición del texto final que se incorporará a la escritura en el apartado de objetos.
12. Herramientas básicas de edición, como copiar, pegar, deshacer, aplicar negrita o cursiva, entre otras.

7. Introducción de medios de pago

Antes de añadir medios de pago se debe indicar la cuantía de la operación.

Clasificación de los medios de pago

Antes de introducir los medios de pago, es importante tener en cuenta que existen tres momentos posibles, cada uno con su propia pantalla:

• Medios de pago previos a la intervención en notaría.
• Medios de pago realizados en notaría.
• Medios de pago posteriores a la operación.

Una vez seleccionada la clasificación adecuada, se siguen los pasos siguientes:

1. Elegir el momento correspondiente del medio de pago (previo, en notaría o a posteriori), para registrarlo en la categoría correcta.
2. Introducir todos los datos del medio de pago, según el tipo que corresponda (transferencia, cheque, metálico, etc.).
3. Revisar el texto generado, que será el que se incorporará a la escritura en el apartado de medios de pago.

8. Generación del documento Word

Una vez introducidos todos los datos del expediente:

1. Se selecciona un modelo de escritura (o documento en blanco).

2. Se abre Word.
3. Dentro de Word, se debe pulsar “Desarrollar” para que se inserten automáticamente todos los datos aportados en Nexus.

9. Uso de la opción “Petición de Nota Registral” (TIP)

Cuando solo se desea solicitar una nota registral antes de preparar el asunto completo:

• Se puede crear un asunto solo con el objeto, sin añadir partícipes ni medios de pago.
• Esto permite solicitar la nota desde Nexus y dejar el expediente listo para trabajarlo posteriormente.