PE - Preguntas Frecuentes NOTIN

El objetivo final es que la información que existe en la notaría y la existente en el repositorio de SIGNO sea la misma. El copista que ha realizado los salvados, las copias, las notas en matriz y el almacenamiento de todos los documentos para su protocolización, incluidas las diligencias, es la única persona que tiene fresco el estado real del protocolo, por encima de lo que aporte la información física o digital. La matriz se podrá enviar automáticamente, pero el RESPONSABLE DE VALIDAR toda las COMUNICACIONES CON SIGNO debe ser el copista responsable del protocolo. El sistema asignará como copista al usuario que realice la copia autorizada y se visualizará en la ficha del protocolo.

En una notaría que esté en FASE II, probablemente para final de año, la sincronización de cualquier protocolo electrónico no debe de superar EL MINUTO. En esta fase, cualquier comunicación a realizar SIGNO vendrá propuesta por el sistema, siendo el usuario conocedor del ciclo de vida del protocolo el que deberá VALIDAR o ELIMINAR la comunicación ayudado por una cómoda visión mediante globo de los textos o imágenes.

En la FASE I previa que tendrá lugar en las primeras semanas de implantación del nuevo sistema, NO todas las comunicaciones vendrán propuestas y deberemos crear aquellas que falten mediante su extracción de los documentos originales (documento matriz, .ANE, .NOT, etc.) y las sincronizaciones con SIGNO se realizarán en línea, por lo que deberemos esperar siempre la respuesta afirmativa de los servicios. Cada protocolo tendrá un tiempo de envío diferente según su ciclo de vida, pero no debería exceder en ningún caso de los CINCO MINUTOS para su recopilación y sincronización con SIGNO.

Si su notaría todavía tiene instalada la versión 2003 de Microsoft Word y trabaja con ficheros tipo ".DOC", nos desplazaremos a su notaría antes del 9/11 para instalar un SERVIDOR DE PROTOCOLO ELECTRÓNICO (en el caso que sus servidores no soporten una máquina virtual adicional) al que se deberá de conectar desde su equipo el RESPONSABLE DE PROTOCOLO ELECTRÓNICO para enviar a SIGNO los protocolos realizados con copia autorizada inicialmente, y cerrarlos protocolos transcurrido un tiempo con la matriz física en la mesa. El proceso de cierre se realizará manualmente, extractando la información a enviar de los documentos disponibles y la notaría se encontrará en FASE I hasta que actualice su sistema a KUBO.

Es importante reducir el número e interacciones con el protocolo electrónico. Las diligencias y notas sobre posteriores actuaciones de las que tenemos certeza que ocurrirán tras la autorización de la matriz como son: el envío de copia al ayuntamiento, catastro, comunicación del poder apara pleitos, presentación telemática, etc., deberían de incluirse en el texto de la propia matriz para evitar horas de trabajo, manipulación y posibilidades de error, ya haciéndolo así, no se deben de comunicar ni firmar independientemente a la matriz.

Actualmente NO, en un futuro se vincularán los dos envíos de información. El IU se enviará desde NOTIN cómo hasta ahora y el protocolo electrónico se enviará desde procesos automatizados que propondrá el sistema para la matriz, o desde el formulario de PROTOCOLO ELECTRÓNICO en NEXUS donde se sincronizará el protocolo físico con el electrónico.

La FASE I es la inicial en todas las notarías en la que por falta de medios y/o conocimiento/compromiso de los usuarios, la responsabilidad de la sincronización del protocolo electrónico recae en un RESPONSABLE que realizará manualmente las comunicaciones a SIGNO (siempre con la matriz física delante de él, como patrón a seguir). El responsable extraerá la información de los documentos físicos (matriz y copia en papel) preferiblemente digitales (documentos, ficheros de imágenes,...) de los que dispone. A partir de ahí, cualquier actuación sobre el protocolo (hacer copia, crear diligencia o realizar copia de la misma o añadir cualquier NOTA en el documento matriz) deberá también de ser sincronizada con SIGNO por lo que el usuario que la realiza está obligado a comunicarla al responsable del protocolo electrónico (en esta FASE, el propio copista es el responsable más adecuado por el conocimiento de los procesos que ocurren).

La FASE II implica un mayor compromiso por parte de toda la notaría en evitar cualquier operación fuera de las utilidades específicas diseñadas, con el objetivo de que el encargado de sincronización únicamente deba confirmar las comunicaciones en lugar de crearlas manualmente y sobre todo asegurar la perfecta sincronización del protocolo electrónico. Estará terminantemente prohibido añadir NOTAS a la matriz manualmente sin crearlas digitalmente, crear diligencias en un documento independiente fuera del sistema, modificar una matriz sincronizada con SIGNO o realizar copias sin usar los botones específicos en WORD. Tampoco se deben de realizar estas acciones en FASE I, pero en FASE II, las comunicaciones fluyen internamente y la obligación de todo el equipo de usar las herramientas hace que no sea necesario una comprobación escrupulosa de la matriz física.

Se crea un CSV de la matriz en la subida de cada nuevo protocolo que permanecerá invariable. Es posible descargarlo desde SIGNO. No obstante, no existe obligación de acompañarlo (además de su dificultad) en las primeras copias. Desconocemos si será necesario en el futuro para las segundas copias y su utilidad actual es ofrecérselo al cliente como llave al protocolo electrónico en el portal del notariado.

Toda la información que se comunica a SIGNO (matriz, copia, diligencia, ...) genera un HASH. Nuestra información dispone también de un HASH. El sistema comparará si ambos HASH coinciden y lo indicará al consultar en el panel del protocolo electrónico. En el caso de no coincidir se deberían de estudiar las diferencias antes de realizar una segunda copia para garantizar su autenticidad.

Hay dos opciones:

• Según ANCERT: "Si ya se ha subido la escritura y se ha firmado la diligencia de depósito, el protocolo electrónico ya estará creado. El sistema permite anular esa subida (y, por tanto, la creación de un protocolo electrónico con ese mismo número), pero sólo a través de SIGNO. De todo ello queda trazo en el sistema informático". Póngase en contacto con ANCERT si no encuentra la opción para realizarlo desde SIGNO.
• Cabe la posibilidad de realizar una diligencia modificativa. En su notaría dispone de varios modelos de diligencias para tal efecto. Son los que comienzan por "X_DIL_153", por ejemplo:
• "X_DIL_153 OLVIDO SUBIR UNIDOS AL PE" → Se olvidó subir al PE docs unidos que sí están en la matriz en papel.
• "X_DIL_153 SE SUBIO UNIDOS QUE NO ERAN AL PE" → Se subió al PE docs unidos que en realidad no están unidos a la matriz en papel.
• "X_DIL_153 FALLO TOTAL EN SUBIDA UNIDOS AL PE" → Se subió al PE docs unidos a la matriz en papel que en realidad NO SON y al revés, se dejaron de subir otros que SÍ SON.