Protocolo Electrónico - Flujo de trabajo digital

El objetivo final es mantener sincronizado el protocolo físico con el protocolo electrónico en unos parámetros de tiempo adecuados.

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1. Si el protocolo es autorizado en la notaría, se imprimirá y se firmará la matriz, protocolizándolo si no se hizo antes de la impresión.
2. Como hasta ahora, generaremos: copias telemáticas para registros, copias para ayuntamientos, CCAA, catastro, o lo que consideremos necesario. Debemos de crear con el nuevo sistema FICHAS INDEPENDIENTES con NOTAS y DILIGENCIAS. Ya no es posible realizar impresiones libres desde Word, usar sellos, máquinas de escribir o transcribir a mano. Quedan prohibidas además las diligencias dobles de presentación y recepción. Si bien es cierto, que algunas diligencias próximas a la matriz, que no necesiten llevar documentos unidos, se pueden incluir directamente en el propio texto de la matriz.
3. Al realizar algún tipo de copia simple, telemática o cuando tengamos la certeza de que ELTEXTO DEL DOCUMENTO MATRIZ ES DEFINITIVO Y SUS DOCUMENTOS ANEXOS ESTÁN ESCANEADOS COMO DOCUMENTOS UNIDOS, pulsamos en el botón [INICIAR] para subir matriz y anexos al repositorio de SIGNO. El estado del protocolo será [INICIADO].
4. En uno de los accesos del notario a su bandeja de firmas, firmará la diligencia de reflejo electrónico creada de oficio por SIGNO al recibir la nueva matriz que se deberá incorporar como otra diligencia más de nuestro protocolo. La diligencia de traslado la podremos descargar nosotros manualmente, aunque no debería de ser necesario ya que los procesos de sincronización diarios se encargarán de ello. El estado del protocolo pasará a ser [INCOMPLETO] indicando que la información en la notaría difiere de la de SIGNO (en este caso porque la diligencia no ha sido impresa en la matriz física).
5. El copista continuará añadiendo al protocolo fichas de NOTAS y DILIGENCIAS, o esperará hasta que se haya recibido toda la información necesaria para realizar la copia completa. No es posible añadir documentos unidos individualmente a los enviados conjuntamente con la matriz. Cada documento unido se deberá de escanear en una diligencia antes de añadirlo a la matriz física. Siempre que nos dispongamos a realizar una copia autorizada o electrónica, el sistema comprobará que disponemos la diligencia de traslado (deberá de incluirse en la copia) impidiendo que podamos imprimirla si no es posible su descarga inmediata desde SIGNO. Al hacer la copia, también nos obligará el sistema a validar el texto definitivo de su NOTA DE EXPEDICIÓN, que quedará memorizado para su comunicación a SIGNO e impresión en la matriz física.
6. El CIERRE del protocolo físico y electrónico se realizará conjuntamente cuando el ciclo de vida del protocolo haya finalizado. El copista revisará que notas y diligencias están correctas, generando un documento conjunto de WORD/MEK para su impresión en la matriz física (imprimir notas o diligencias una a una es menos productivo). El propio copista pulsará el botón de cierre y la misma información impresa será comunicada a SIGNO. El estado del protocolo pasará a ser [CERRADO].
7. Periódicamente, un RESPONSABLE auditará los protocolos cerrados por los copistas. VERIFICARÁ la información correcta, DESCARTARÁ aquella que nunca llegó a rubricar el notario, o se duplicó por una reimpresión accidental o por modificación del texto y no le quedará más remedio que AÑADIR manualmente aquellos procesos que no hayan sido recogidos, informando al copista de la incidencia para poder evitarlo en el futuro. Si el copista actúa con la suficiente diligencia, la verificación será inmediata siempre que la notaría esté en FASE II (todos los oficiales son conscientes de la digitalización de cualquier proceso y disponemos en la notaría de KUBO). Si un copista es RESPONSABLE, entonces toda la responsabilidad pasará a ser suya. El estado del protocolo pasará a ser [VERIFICADO].
8. No ocurrirá lo mismo, si la notaría se encuentra en FASE I (los oficiales no son conscientes de las obligaciones del protocolo electrónico y/o aún disponemos de la versión en Word 2.003). En este caso, hay que añadir manualmente, una a una, todas las comunicaciones para SIGNO desde el PANEL de protocolos electrónicos (siempre con la matriz física a la vista), seleccionando el texto de las comunicaciones del propio documento matriz o de otros documentos relacionados (.NOT, .ANE, .INF, …). Si la información no estuviera en algún documento digital, porque nunca se ha introducido la información en el ordenador, deberemos entonces escanearla del papel o incluso teclearla.
9. Podemos aplicar el NIVEL DE SEGURIDAD que deseemos. Si hacemos responsable al COPISTA, él mismo podrá CERRAR y VERIFICAR el protocolo electrónico en su proceso diario. Sin embargo, si el copista no es responsable, únicamente podrá cerrar el protocolo, y deberá de ser un responsable (puede ser el propio notario) el que acceda finalmente a un listado de protocolos cerrados para verificarlos cómodamente uno a uno.
10. Si existiera algún problema al comunicar el protocolo electrónico, su estado pasará a ser [INCIDENCIAS C/Signo]. Deberemos de volver a intentar la comunicación si pensamos que es una incidencia temporal, actuar según el error que ha devuelto la pasarela o enviar un NEMO en caso de no poder comunicar la información finalmente.
11. Las copias posteriores se realizarán como hasta ahora, desde la propia notaría, pero el sistema comunicará con el repositorio de SIGNO para comprobar que el HASH del protocolo electrónico existente en SIGNO y el existente en la notaría es el mismo. Realmente se comprobarán los HASH de todas las comunicaciones para comprobar que además de que la matriz sea idéntica, las notas y diligencias también coinciden. Si la información es la misma se podrá realizar la nueva copia, en otro caso deberemos de sincronizar con SIGNO el protocolo electrónico antes de continuar. Una vez impresa la copia, procederemos a cerrar de nuevo el protocolo y el estado pasará a cerrar [CERRADO].
12. Tanto el protocolo físico en la notaría, cómo el electrónico de SIGNO, están VIVOS. En la notaría podemos añadir una nueva diligencia o hacer una segunda copia en cualquier momento y en SIGNO puede aparecer de la nada una nota indicando la afectación de un protocolo de otro notario. Si esto ocurre, el estado cambiará a [CERRADO C/cambios]. El propio sistema lo actualizará automáticamente si detecta cambios y nos lo advertirá al acceder al PANEL donde podremos volver a sincronizar el protocolo, bien enviando un nuevo comunicado del proceso que hemos realizado en la notaría, o bien descargando a papel la nueva nota que ha aparecido en SIGNO. Tras realizar el proceso, indicaremos el estado a [VERIFICADO].
13. En el caso de que la matriz se autorice en por videoconferencia (AVID) en el portal del ciudadano de SIGNO, descargaremos posteriormente la matriz con sus documentos unidos para añadirla a nuestro protocolo físico y continuaremos con el resto de los procesos en la notaría, como si en ella se hubiera autorizado. Si lo deseamos, podemos hacer copias y finalizar el protocolo en SIGNO, trasladando posteriormente a nuestro protocolo físico lo que consideremos necesario.
14. El proceso de VERIFICACIÓN de protocolo, únicamente lo puede realizar el RESPONSABLE de protocolo electrónico. La figura de este nuevo responsable debe de existir, al igual que la del responsable de envío del ÍNDICE ÚNICO (procesos que se unificarán en breve) porque es el garante de que la información definitiva comunicada a SIGNO sea la real y sea posible acotar un periodo de cumplimiento de la ley para tranquilidad del notario. Los estados de CIERRE y VERIFICACIÓN de protocolo electrónico son propios de NOTIN (no existen en SIGNO, como en el caso del índice único).

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