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La condición “Sine Qua Non” para conseguir que esto funcione es visualizar en nuestra mente la digitalización del proceso que realizamos, por encima del propio almacenaje en nuestros archivos.
A partir de ahora, si un oficial o un copista desean realizar una diligencia, la única manera que existe es pulsando el botón [+DILIGENCIA] para que el sistema la memorice, organice y la comunique posteriormente a SIGNO en un proceso ordenado. Si puntualmente no fuera posible y se realizara directamente desde un documento de WORD, o apareciera incluso manuscrita; será labor del copista, en última instancia, pulsar el botón [+DILIGENCIA] y digitalizarla con los medios que tenga a su alcance para introducirla en el sistema y poder cumplir con la Ley.
Con las NOTAS ocurre más de lo mismo. Ya no pueden existir notas sueltas en un documento de Word, porque no estarían normalizadas para su comunicación al protocolo electrónico. Ahora existe una ficha con la fecha de expedición, orden, tipo y el texto de la nota. A partir de ahora pulsaremos el botón [+NOTA] e introduciremos con comodidad el texto de la nota y resto de datos necesarios para su comunicación.
Las NOTAS de expedición de copia, serán propuestas para que las modifique el copista, si lo desea, antes de memorizarlas para su impresión y su envío a SIGNO garantizando así la unicidad en la información entre la física y digital. Pero no solo eso, sino que, además, se formaliza la dupla digital COPIA/NOTA asociando ambas internamente para su seguimiento posterior y garantizando su realización conjunta y securizada.
La impresión de las NOTAS y DILIGENCIAS, si se hará de forma cómoda, añadiéndose todas cronológicamente a un documento desde el que se puede realizar una impresión directa. Por otro lado, la definición de patrones, su almacenamiento en modelos de documentos y en su conservación al usar un protocolo antiguo para crear el actual permitirá próximamente que el copista no deba crear prácticamente ninguna nota ni diligencia, al proporcionar el sistema patrones que únicamente hay que fechar, desarrollar y comprobar.
A pesar de que pueda parecer que el copista debe realizar un esfuerzo adicional con la nueva necesidad del envío del protocolo electrónico, a medio plazo, lo realizará en menos tiempo incluyendo el proceso digital siendo, además, desarrollando su labor de forma más organizada, sencilla y segura que actualmente.
Para este importante reto, es imprescindible desarrollar una labor de equipo donde cada integrante debe cumplir con los requerimientos básicos, evitando que la información se quede por el camino y visualizando la siguiente etapa digital para que no se rompa en ningún caso la cadena y le facilite la labor al compañero que se encarga de la siguiente fase.
A diferencia de lo que ocurre con el índice único, donde existen CAMPOS para almacenar la información que se enviará a hacienda, catastro o ayuntamientos, donde en última instancia, es posible filtrarla minuciosamente por un responsable experimentado independientemente de la colaboración de los oficiales, aquí no disponemos de campos obligatorios, por lo que es sencillo que se pierda la trazabilidad de documento y puede no ser bien comunicado digitalmente.
Existen dos normas digitales básicas a cumplir:
- Digitalización de cualquier proceso: Cualquier proceso que se realice con el protocolo se hará según las nuevas directivas digitales especificadas, y si puntualmente se realizara a mano por premura o falta de medios, es obligatorio digitalizarlo posteriormente o advertir claramente al siguiente responsable de su existencia y pueda proceder a su comunicación a SIGNO.
- Minimizar el número de comunicaciones: Todas diligencias de puro trámite que se conocen de antemano, se deberían de incluir en el propio texto de la matriz (aconsejable dejarlas previstas en el cuerpo del modelo o en los autotextos de cierre).
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