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Inicio de la aplicación
Para iniciar el sistema, se debe hacer doble clic sobre el icono presencia.exe. A continuación, se introduce la contraseña por defecto. El usuario se identifica automáticamente a partir del equipo desde el que se accede.
Configuración de usuarios
Para crear y configurar usuarios, se debe acceder a la opción Utilidades > Usuarios. El sistema incluye por defecto un usuario perteneciente al grupo 0, destinado a tareas de administración.
En cada usuario es posible definir el idioma de la aplicación, el grupo al que pertenece y los departamentos cuya información podrá visualizar.
La visibilidad de opciones y departamentos depende del grupo y del perfil asignado al usuario.
Dentro del perfil se establecen las opciones de menú disponibles. Asimismo, puede activarse o desactivarse la visualización del calendario lateral y los mensajes de aviso del programa.
Parámetros del programa
Desde la opción Parámetros de programa se configuran los ajustes mínimos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema.
En este apartado se definen aspectos como el guardado automático de retrasos, el tiempo mínimo entre marcajes, la consideración de horas extra y la flexibilidad en entradas y salidas.
Una configuración incorrecta de estos parámetros puede afectar al cálculo de tiempos y marcajes.
Gestión de tablas
Una vez definidos los parámetros básicos, se accede a las pantallas de tablas, que pueden visualizarse de forma conjunta o individual.
Para el perfil administrador se recomienda mantener todas las tablas visibles. En otros perfiles, la visibilidad puede limitarse desde la configuración del usuario.
Empresas y departamentos
Desde las tablas correspondientes se gestionan las empresas, las empresas externas y los departamentos necesarios para organizar la información.
El sistema permite activar distintos niveles de departamento, pudiendo establecer una estructura jerárquica de hasta cinco niveles si se requiere un mayor detalle organizativo.
Incidencias y horarios
El sistema permite configurar hasta 99 incidencias. Algunas son propias de la aplicación y disponen de parámetros limitados, mientras que otras permiten definir comportamientos específicos, como descansos, entradas, salidas o errores de marcaje.
Los horarios pueden configurarse según las necesidades organizativas (mañana, tarde, jornada partida, jornada reducida, entre otros) y pueden tener distintas vigencias. A partir de la fecha indicada, el sistema aplicará automáticamente el horario correspondiente.
En cada horario se establece el rango de trabajo y, en su caso, el periodo de descanso.
Calendarios
El sistema permite crear uno o varios calendarios según la estructura de la organización. En ellos se pueden configurar fines de semana, festivos anuales o días específicos de cierre.
Los festivos pueden asignarse por rango de fechas y modificarse individualmente cuando sea necesario.
El calendario asignado al empleado influye directamente en el cómputo de jornadas y festivos.
Ficha del empleado
Desde la tabla de empleados, al hacer doble clic sobre un registro se accede a la ficha individual.
Los datos imprescindibles para el funcionamiento del sistema son:
- Código
- Nombre
- Número de tarjeta o huella
- Calendario
- Departamento
- Horario asignado
También debe indicarse la fecha de alta y, en su caso, la fecha de baja.
De forma opcional, es posible añadir una fotografía, configurar periodos de actividad y personalizar la visualización de colores en el calendario.
Visualización y ajustes individuales
El sistema permite modificar colores, consultar el calendario anual, imprimir horarios y realizar cambios puntuales en días concretos mediante doble clic.
En el apartado de observaciones pueden añadirse comentarios relevantes asociados al empleado.
Los datos personales básicos del empleado son obligatorios para que la aplicación procese correctamente los marcajes.
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