Notin - Facturación - Sistema de Caja - Sistema de facturación por caja

El sistema de facturación por caja implica un proceso de facturación completamente secuencial y ordenado, tanto en número de factura como en fecha de emisión. No se rige por un número de protocolo ni asiento, sino que sigue el último número de factura creado y la fecha del día en que se genera.

De este modo, las facturas deben mantener una correlación estricta en número y fecha, sin interrupciones ni saltos, ya que no existe una reserva de números, a diferencia del sistema de "Devengo".

Configuraciones del sistema de caja

El sistema de caja puede configurarse de dos maneras:

• Varias series según instrumento. Se asigna una serie específica a cada tipo de documento de la notaría o a su uso particular, con el siguiente formato:

• Todo en Serie A. Se emplea una única serie para todas las facturas de la notaría, sin importar su origen (escrituras, pólizas, etc.), identificándose mediante el número de referencia ubicado en la parte superior derecha de la factura.

Función y utilidad de las series de facturación

Las distintas series de facturación están diseñadas para diferenciar los tipos de documentos (escrituras, pólizas, legitimaciones, rectificativas, etc.), permitiendo así segmentar la facturación en bloques operativos y facilitar su seguimiento visual.

Por ejemplo, si se solicita una factura de la serie A, se puede identificar inmediatamente que corresponde a una factura de escrituras.

Ventajas del sistema de caja frente al de devengo

A diferencia del sistema de devengo, el sistema de caja no permite la existencia de espacios vacíos o saltos en la numeración de facturas. De esta manera, la secuencia se mantiene de forma automática, asegurando la continuidad en numeración y fechas.

Además, este sistema permite facturar en cualquier momento, independientemente de la fecha de la escritura. Por ejemplo, se puede facturar un cierre de acta correspondiente al trimestre anterior dentro del trimestre actual sin necesidad de modificaciones o facturas complementarias, ya que la factura emitida llevará la fecha del día en que se genere y su numeración será correlativa a la última existente.

Diferencias prácticas entre la facturación por CAJA y DEVENGO

En el sistema de caja, el número de factura no coincide necesariamente con el número de protocolo. Las facturas deben numerarse estrictamente en orden de creación.

Cada factura contiene una referencia al documento al que pertenece, lo que permite su identificación sin necesidad de que exista concordancia numérica.

Para mayor flexibilidad, se pueden generar "facturas proforma" (similares a albaranes), que posteriormente se convertirán en facturas definitivas.

Facturas proforma y su utilidad

Las facturas proforma son documentos sin numeración asignada, equivalentes a una "factura previa" o incluso a un "presupuesto". Al no estar finalizadas, no se consideran facturas creadas y, por lo tanto, no generan obligaciones fiscales ni reservan numeración.

Este tipo de documento permite informar al cliente del importe de su factura sin necesidad de emitirla oficialmente. Además, facilita la gestión de escrituras en varias facturas, dejando en estado de proforma aquellas que no se emitirán de inmediato, ya sea por estar pendientes de tramitación parcial o por falta de provisión de fondos.

Eliminación o abono de facturas en el sistema de CAJA

Las facturas proforma pueden eliminarse sin inconvenientes, ya que no están numeradas.

En el caso de facturas definitivas, hasta la entrada en vigor de la ley antifraude, es posible eliminarlas y reasignar su número a la siguiente factura generada. Sin embargo, con la nueva normativa, solo se podrá eliminar una factura si no es la última realizada y si aún no ha sido impresa.

Cualquier factura puede ser abonada por completo mediante la emisión de una nueva factura o de forma parcial a través de una factura rectificativa.