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Para acceder a las facturas de forma automatizada, se debe ingresar al formulario Movimientos y, en la parte inferior, desplegar el menú de Utilidades/Informes, seleccionando la opción Introducción masiva de FACTURAS de los registros.
Mediante este procedimiento, se copian las líneas del archivo Excel proporcionado por la web de registradores. Desde hace algún tiempo, los notarios no pagan notas directamente, sino que cuentan con un saldo a favor para abonar las notas solicitadas, en formato de extracto mensual.
Es fundamental no realizar modificaciones en el archivo Excel proporcionado, ya que el sistema automatizado redimensiona e inserta los campos necesarios para integrarlos en Notin.
Solo se deben copiar las líneas que contienen datos sensibles, como las facturas, tal como se indica en la siguiente imagen.
Una vez copiada la información, en el formulario de Importaciones Masivas, se selecciona a la derecha la opción de Facturas Registro. Para evitar la inclusión de una línea en blanco, se selecciona la primera fila del formulario y se pega lo copiado del Excel.
Al confirmar que se desea pegar estos registros, se verifica la información y se pulsa el botón Procesar, que transforma las líneas extraídas del Excel en el formato final para ingresarlas como gasto en Notin, añadiendo detalles como el número de notario y la fecha de introducción.
Posteriormente, se solicita especificar:
- El notario al que se le asignarán los gastos.
- La cuenta contra la que se contabilizarán los gastos.
- La fecha de anotación de todos los gastos (muy importante, ya que algunos informes listan gastos según esta fecha y no según la de abono).
- La fecha de abono de los gastos (necesaria, pues si no están abonados, no se contabilizan como gasto).
Finalmente, se obtiene un cuadro resumen como la imagen de a continuación , y tras revisar los datos, solo resta pulsar el botón Aplicar para cargar la información al programa.
