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Se puede referenciar cualquier documento, factura o trámite anotando el cliente especial en el campo [Cliente Fijo] para posteriormente localizarlo o gestionar el grupo completo de las operaciones en las que participa o gestiona.
Esta clasificación también servirá para recibir avisos sobre este tipo de operaciones, ajustar la minuta específica de las operaciones asociadas al cliente de referencia y asignar el máximo permiso al cliente de referencia en la plataforma de notaría virtual.
Casos prácticos de clientes que suelen ser clientes fijos:
- Cliente habitual: Es práctico señalar a los clientes habituales de la notaría como clientes fijos, ya que así, se agrupan los documentos en los que participan y aquellos con los que tienen algún tipo de relación (envían al cliente, es un documento previo a realizar una operación donde participan, comisionan de alguna manera, etc.), para buscarlos si surge cualquier consulta. Al indicarse en la ficha del cliente habitual que es “cliente fijo”, al participar en cualquier escritura, póliza o legitimación, el sistema lo asignará directamente como cliente fijo del documento (así como en la factura o trámite) y no será necesario introducir más información.
- Grupo de clientes: En el caso de que el cliente habitual sea una referencia para un grupo de empresas o de clientes asociados por algún motivo (personas físicas y jurídicas), se puede crear un nuevo GRUPO de clientes asociándolo mediante la introducción en el campo [En grupo:] de su ficha el cliente habitual fijo. Existen búsquedas para obtener la información conjunta del GRUPO indicando cualquier partícipe del mismo.
- Colaborador habitual: Si se trata de un profesional que ayuda a recopilar información, elaborar el documento y sirve de intermediario con los partícipes, se indicará en el campo [Cliente Fijo] y quedará referenciada la operación. En el caso de asesorías, gestorías o bufetes, no suele existir intervención del colaborador en el documento a autorizar y debe indicarse manualmente en el campo de [CLIENTE FIJO] donde se puede buscar por alguna parte del nombre. En otros casos, como entidades financieras, asociaciones o promotoras si comparece el colaborador, el campo [Cliente Fijo] se rellenará directamente.
- Vincular un cliente con profesional: Si se desea realizar un vínculo de un cliente con el profesional externo que lo asiste, si este último existe como cliente fijo en la base de datos, basta con indicar en la ficha del cliente, en el campo [En grupo:] el profesional para que se asocie a la operación cada vez que participe el cliente.
- Asociar a un proyecto: Si se desea asociar documentos a un proyecto, promoción, o realizar una agrupación específica, se creará un cliente provisional “ad-hoc” introduciendo ‘*’ en el campo [Cliente fijo], se le dará un nombre significativo y se recordará asociarlo manualmente a aquellas operaciones que se deseen sumar al proyecto.