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Se ha implementado un sistema de seguimiento físico de documentos en la notaría mediante códigos QR, que permite conocer su recorrido en tiempo real dentro de la notaría.
Este sistema está diseñado para documentos como matrices y tiene como objetivo mejorar el control interno, facilitar la trazabilidad de los documentos impresos y ofrecer una solución eficaz ante extravíos, retrasos o incidencias.
Al imprimir estos documentos, se puede incluir un código QR que, al ser escaneado por el personal de la notaría mediante su móvil corporativo, registra automáticamente una marca de paso en el sistema. Esto permite construir un historial actualizado del tránsito del documento, visible en la Notaría Virtual.
Generación del QR
Se ha añadido un botón de generación de QR en los documentos gestionados desde Kubo y Nexus, concretamente en:
- Matrices (asuntos y protocolos).
Impresión del QR
El QR puede imprimirse directamente en el documento para facilitar el seguimiento físico del mismo dentro de la notaría.
Sabrá que es el QR de seguimiento porque llevará el logo de la Notaría Virtual “NV” en el centro de la imagen.
Seguimiento del QR
Cada vez que un empleado escanea el código QR con su móvil corporativo, el sistema registra automáticamente una marca de paso con fecha, hora y responsable.
Esta información queda reflejada en el módulo de Auditoría de la Notaría Virtual, permitiendo consultar el historial de movimientos del documento en tiempo real.
Requisitos Técnicos
Se debe tener instalada la Notaría Virtual en los dispositivos móviles del personal (tablet o móviles) y contar con acceso al módulo de Auditoría de la Notaría Virtual para consultar los registros.
Consideraciones
Este sistema no sustituye el acceso a los documentos en la NV, complementa el seguimiento físico de documentos impresos. Además, su uso está orientado exclusivamente al equipo interno de la notaría, sin implicaciones directas para los clientes.
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