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Es común que se den de alta clientes con una identificación provisional para la redacción preliminar de la escritura, en un momento donde no se cuenta con todos los datos necesarios.
En el día de la firma, las identificaciones de los clientes se escaneaban, lo que generaba un nuevo registro. Posteriormente, era necesario reemplazar al cliente antiguo por el nuevo en las fichas, lo que provocaba la duplicación del cliente en la base de datos, con una identificación provisional y otra definitiva.
Al escanear una identificación desde Nexus, el sistema comprueba si ya existe un cliente con el mismo nombre, apellidos e identificación provisional (por ejemplo, *1234). Si es así, se sugiere actualizar los datos del cliente provisional con la información nueva, empezando por el número de identificación, que se reemplaza por el definitivo tras el escaneo.
El usuario no necesita realizar ningún procedimiento especial ni modificar su forma habitual de escanear nuevos clientes.
Pasos a seguir
1. Escanear la identificación.
- Se escanea la identificación del cliente de la manera habitual.
- Confirmar los datos.
- Si se confirma que corresponde a la misma persona, se abre la ficha del cliente existente.
- Se actualiza la identificación con los datos recién escaneados.
- Se muestra un comparador de datos entre los preexistentes en la base de datos y los reconocidos en el escaneo, para confirmar el resto de la información.
- Tras confirmar los datos definitivos, se pulsa en “Guardar Cambios”.
- Guardar cambios en Nexus.
- Si se está escaneando en un ordenador distinto al que se usará para gestionar los datos, se debe pulsar el botón de guardar en Nexus.
- El sistema guarda automáticamente los cambios al escanear o al cambiar de sección, pero con el botón de guardado se puede forzar la actualización de inmediato.
- Refrescar Kubo para actualizar los cambios.
- Si hay un documento de Word abierto con el cliente recién escaneado, se debe refrescar Kubo o reabrir el documento para que recoja los cambios y los datos puedan actualizarse.
Antes de refrescar:
Después de refrescar:
- Actualizar datos en Word.
- Se puede optar por actualizar los cambios registrados por Kubo en el documento de Word.
- Para actualizar los datos, se ofrecen dos opciones:
Actualizar comparecencias y/o intervención completa
Actualizar sólo los campos de un partícipe concreto
Vídeo explicativo en menos 2 minutos
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