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La "Matrización Digital" tiene como objetivo principal asegurar y simplificar los procesos de impresión de notas y diligencias posteriores a la firma. Este proceso persigue dos finalidades:
- Facilitar la impresión conjunta de notas y diligencias de trámite, con excepción de las diligencias "de oficial" (como una subsanación), que se imprimirán por separado. Las demás diligencias se imprimirán en un folio timbrado adicional.
- Gestionar adecuadamente el sello de aranceles de la matriz. La impresión inicial de la matriz no incluirá dicho sello, ya que, en ese momento generalmente no está minutada y podría resultar incompleto. El sello de aranceles se generará e imprimirá automáticamente junto con las notas y diligencias de trámite, siempre que el instrumento esté correctamente minutado o facturado.
Hasta ahora…
El flujo habitual de trabajo con escrituras y pólizas implicaba la impresión de notas y diligencias posteriores a la firma, las cuales debían incorporarse a la matriz original.
Normalmente, estas notas se imprimían directamente sobre la matriz ya impresa, lo que obligaba a reintroducir la matriz en la impresora o a usar un sello de caucho. Adicionalmente, las diligencias se imprimían por separado en papel timbrado.
A partir de ahora…
Una vez finalizados todos los trámites posteriores a la firma del protocolo (como la minutación, la realización de copias autorizadas, la descarga de la diligencia de reflejo o la creación de diligencias de trámite), se sugiere el uso de un botón único denominado “Impresión Digital”.
Este botón permite imprimir, en folio de papel timbrado, todas las notas y diligencias, salvo las ya impresas de forma individual, como las diligencias de oficial. A continuación, se anexará la documentación correspondiente en papel blanco o timbrado, según la preferencia de la notaría. Dicho folio llevará un encabezado que indicará “Folio añadido para consignación de notas y ciertas diligencias del protocolo XXXX”, con la opción de personalizar o desactivar dicho texto.
Además, si su notaría ha activado lo que denominamos “Matrización Digital”, al cerrar la matriz mediante el botón "M", no se incluirá el sello de aranceles en la propia matriz, con el fin de evitar que se inserte de manera incompleta, dado que el instrumento podría no estar minutado en ese momento.
Será el proceso de "Impresión Digital" el que generará automáticamente una diligencia de trámite con el sello de aranceles correctamente desarrollado, cumpliendo con los requisitos de minutación o facturación previamente configurados, e imprimirá dicho sello en la cabecera del folio en la posición deseada. De este modo, tanto la matriz en papel como el protocolo electrónico contendrán información completa y veraz, garantizando un fiel reflejo del contenido.
Ejemplo de folio generado por la “Impresión digital”:
