Puede obtener más información aquí: /w=1920,quality=90,fit=scale-down)
La Agenda NV es la nueva agenda de Notin, integrada dentro de la Notaría Virtual. En el presente manual se describen sus principales características, organizadas en los siguientes apartados:
- Funcionamiento
- Personalización
Funcionamiento
Para facilitar la comprensión del uso de la agenda, la información se estructura en diferentes secciones.
Accesos de la Agenda
El acceso a la Agenda NV puede realizarse desde los distintos programas de Notin.
Notin
Dentro del programa Notin, la agenda puede abrirse mediante:
- El botón de calendario.
- El botón para agendar un asunto desde el apartado “Escrituras”.
Nexus
En el programa Nexus, existen varias formas de acceso:
- Botón de calendario.
- Botón de Agenda.
- Botón para agendar un asunto desde el apartado “Escrituras”.
Kubo
En el programa Kubo, la agenda puede abrirse mediante:
- El botón de calendario general en los apartados “Matrices” y “Utilidades” de Word.
- El botón de calendario propio de Kubo.
- El botón para agendar un asunto.
Accesos adicionales
También existen accesos directos desde:
- El escritorio del sistema.
- La aplicación de Notaría Virtual en el escritorio.
Desplazamiento por la agenda
Los métodos de navegación dentro de la agenda se encuentran documentados en las guías específicas destinadas a este fin.
Puede ver más información aquí:
Búsqueda y filtrado de eventos
La búsqueda de eventos puede realizarse de dos formas:
Búsqueda global
Permite localizar eventos dentro de toda la agenda mediante el botón de buscador. Su funcionamiento detallado se describe en las guías correspondientes.
Puede ver más información sobre el buscador de citas aquí:
Buscar entre los eventos que aparecen actualmente en la agenda
Este Buscador y filtros se encuentran debajo del calendario del desplegable:
Puede ver más información aquí:
Creación y edición de eventos
Creación de eventos
La creación de nuevos eventos puede realizarse mediante:
- El botón “Nuevo evento”.
- Los controles de la barra superior para seleccionar un día concreto.
- Doble clic en un espacio libre dentro de la vista de calendario.
Edición de eventos
Los eventos pueden editarse tanto en el momento de su creación como posteriormente, mediante la ficha de edición correspondiente.
Los principales campos disponibles son:
- Tipo de evento: Permite identificar el evento mediante iconos. Determinados tipos pueden modificar la visualización (por ejemplo, ocultar la hora o marcar festivos).
- Título: Campo principal que describe el evento.
- Descripción: Espacio adicional para ampliar la información.
Puede ver más información aquí:
- Fecha: Día en el que se celebra el evento.
- Hora: Hora de inicio del evento.
- Lugar: Ubicación del evento, especialmente si se realiza fuera de la notaría.
- Duración: Tiempo estimado del evento (por defecto, 15 minutos).
- Oficial: Profesional responsable asignado.
- Notario: Notario encargado del evento.
- Asunto/Protocolo: Permite vincular un asunto mediante su número. En caso de protocolización, se actualiza automáticamente.
Al adjuntar una operación a un evento, se debe tener en cuenta que el título del evento se sustituye automáticamente por uno generado con información predefinida del Asunto/Protocolo. Para evitar la pérdida del título original en eventos ya creados, se recomienda copiar previamente dicha información en el campo Descripción.
Una vez asociada la operación, la ficha del evento incorpora dos filas diferenciadas de botones:
- Accesos directos a la operación en las distintas herramientas de Notin:
- Funciones de Notaría Virtual (NV)
Estas funciones permiten:
- Enviar un recordatorio inmediato por SMS y correo electrónico a los clientes que dispongan de estos datos en su ficha.
- Notificar a los comparecientes para que accedan a la sala reservada para el evento.
- Acceder directamente a la escritura vinculada desde la herramienta de Operaciones.
- Carpeta: Permite vincular una carpeta existente para acceder a su contenido.
Una vez adjuntada la carpeta, podemos acceder al contenido es esta por medio del botón que aparece en la parte derecha del apartado:
- Estado: Indica la situación del evento mediante iconos. Puede marcarse como finalizado.
- Reserva de sala: Permite asignar una sala disponible para reuniones o firmas.
Estas salas pueden ser definidas por medio de las Herramienta Salas de firma.
- Repetición de eventos: Configura la recurrencia mediante fecha de inicio, tipo de repetición y fecha de finalización.
- Fecha: Establece el primer día donde empieza el evento repetido.
- Tipo de repetición: Método de repetición que queremos elegir para que se repitan los eventos.
- Fecha fin repeticiones: Establece el ultimo día donde se realiza el evento repetido.
- Autor: Identifica al creador del evento.
Eliminación de eventos
La agenda permite eliminar eventos de las siguientes formas:
- Eliminación individual.
- Eliminación múltiple (según funcionalidades específicas documentadas).
Puede ver más información aquí:
Impresión de eventos
La impresión puede realizarse de dos maneras:
- Impresión de los eventos visibles en la agenda.
- Impresión de un evento específico.
Personalización
La agenda permite su personalización para adaptar la visualización a las necesidades de la notaría.
Las opciones principales incluyen:
- Tipos de vista.
- Filtros.
Puede ver más información aquí:
Personalización adicional
Existen configuraciones adicionales accesibles desde el panel lateral del calendario:
Días de la semana
Este apartado sirve para hacer cambios en la barra que esta encima de los eventos:
Permite definir el rango de días visibles:
- De lunes a viernes.
- De lunes a domingo
Intervalos
Modifica la visualización en la vista de calendario:
- Horario laboral.
- Día completo.