Antes de seguir los pasos descritos en este manual, es necesario verificar si la notaría dispone del automatismo correspondiente y si el modelo de acta de transparencia está configurado para aplicarse automáticamente al crear un asunto de este tipo.
En caso de no cumplirse alguno de estos requisitos, se deberá contactar con el servicio técnico.
¿Cómo realizar un acta de transparencia sin acceder a Signo para descargar la documentación?
Mediante este automatismo, el sistema permite conectarse a Signo, descargar la documentación asociada a la operación, extraer la información contenida en la FEIN (correo electrónico, fecha de entrega de documentación, fecha de creación, entre otros datos) y generar automáticamente los partícipes a partir de dicha información.
Creación del asunto
Para iniciar el proceso, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Crear un nuevo asunto.
- Seleccionar el acto jurídico correspondiente (acta de transparencia).
- Activar la opción de descarga de documentación e información desde Signo.
- Crear el asunto tras completar los pasos anteriores.
- Verificar que el modelo que se va a utilizar se encuentra seleccionado, ya que es necesario para el correcto rellenado de variables.
Si el modelo no aparece seleccionado automáticamente en el paso 5, se deberá contactar con el servicio técnico.
Durante este proceso, el sistema solicitará el número de operación, que será utilizado para identificar y descargar la información correspondiente.
Identificación del número de operación
El número de operación se obtiene en Signo, dentro del apartado de operaciones hipotecarias, concretamente en la segunda columna del listado.
Una vez copiado dicho número, el sistema lo solicitará automáticamente al crear el asunto. Tras su introducción, se iniciará la descarga de la documentación y de los datos asociados a la operación.
Carga automática de información y documentación
Una vez introducido el número de operación y confirmada la acción, se abrirá automáticamente el documento Word del asunto creado.
En este punto:
- Se habrá cargado el modelo previamente seleccionado.
- Se habrá descargado la documentación desde Signo.
- Se habrá incorporado la información relevante al asunto.
Desde el panel lateral (Kubo), ubicado en la parte derecha del documento Word, se podrá acceder a la información cargada:
- Seleccionar el apartado “ACTA”.
- Visualizar la documentación descargada desde Signo como archivos digitales, con posibilidad de:
- Visualización.
- Impresión.
- Envío a pizarra, entre otras acciones.
- Acceder al apartado “Expediente LCCI”, desde el cual se puede consultar toda la información que se incorporará al acta al desarrollar el modelo.
El modelo utilizado debe contener las variables necesarias para que la información del “Expediente LCCI” se incorpore correctamente.
En caso de que la información no se vuelque en el documento, se deberá contactar con el servicio técnico para la revisión o incorporación de dichas variables.
Desarrollo del modelo
Para proceder al desarrollo del documento, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la opción “W” para acceder al apartado de variables y desarrollo del documento.
- Pulsar la opción “Desarrollar” para generar el contenido completo de la escritura.
Una vez desarrollado el modelo, se continuará con el procedimiento habitual:
- Revisión del documento.
- Verificación de la información.
- Inclusión de la expresión “extendido en”.
- Cierre de la matriz.
Gestión de la documentación descargada desde Signo
Gracias al Protocolo Electrónico, no resulta necesario incorporar físicamente como documentos unidos (FEIN, FIAE, copia del contrato, etc.) al acta previa.
Párrafos propuestos
=== ELECCIÓN DE NOTARIO Y RECIBO DOCUMENTACIÓN ===
Los intervinientes confirman que libremente me han elegido a mí para dar y recoger en acta el asesoramiento precontractual ordenado por el artículo 15 de la Ley 5/2019, así como para la autorización de la posterior escritura de préstamo hipotecario; ratificando que la documentación anterior coincide con la que en su día entregó la entidad de crédito, habiendo recibido de la misma explicación suficiente; y manifestando que su contenido se corresponde con las explicaciones efectuadas por mí con anterioridad a la suscripción del acta y recogidas en las diligencias siguientes.
Al amparo del apartado 6 de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de diciembre de 2019, que admite la conservación de la documentación anterior mediante archivo electrónico, sin perjuicio de su custodia en la plataforma a través de la cual se hubiese recibido y conformes los intervinientes, sin necesidad de unirla a la matriz en soporte papel, incorporo tal documentación al protocolo electrónico, creado por el art. 34 de la Ley 11/2023, que modifica el art. 17-2 de la Ley del Notariado, y bajo el hash obtenido para los documentos unidos.
Incorporación manual de documentos como unidos
En caso de que se desee incorporar alguno de los documentos descargados como documento unido, el sistema permite hacerlo desde el apartado “Acta” de forma sencilla:
- Seleccionamos ventana del Acta.
- Elegimos los documentos que queramos transferir a documentos unidos.
- Aceptamos para que se realice el traslado.
