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¿Qué es la “Matrización/Impresión Digital”?
La denominada “Matrización Digital” tiene como finalidad principal:
- Garantizar y simplificar los procesos de impresión posteriores a la firma de notas y diligencias. Con excepción de las diligencias de carácter oficial (por ejemplo, subsanaciones), que se imprimen individualmente, el resto de notas y diligencias de trámite se imprimen de forma conjunta en folio timbrado independiente.
- Gestionar adecuadamente el sello de aranceles de la matriz:
- La impresión inicial de la matriz no incluye el sello de aranceles, dado que en ese momento el instrumento puede no estar minutado, lo que daría lugar a un contenido incompleto.
- El sello de aranceles se genera e imprime automáticamente junto con el resto de notas y diligencias de trámite en el proceso posterior a la firma, siempre que el instrumento esté correctamente minutado o facturado, según la configuración establecida.
Situación anterior
Tradicionalmente, el flujo de trabajo de escrituras y pólizas genera notas y diligencias posteriores a la firma que deben incorporarse a la matriz original. Estas se imprimen directamente sobre la matriz ya impresa —requiriendo su reintroducción en la impresora o el uso de sellos manuales—, mientras que las diligencias se añaden como documentos independientes en papel timbrado.
Situación actual
Una vez finalizados todos los trámites posteriores a la firma (minutación, expedición de copias, generación de diligencias, etc.), el sistema permite ejecutar un único proceso denominado “Impresión Digital”.
Este proceso realiza las siguientes acciones:
- Imprime de forma conjunta todas las notas y diligencias no impresas previamente en folio timbrado.
- Añade, a continuación, los documentos unidos correspondientes, en papel blanco o timbrado según configuración.
- Incluye un encabezado configurable en el folio generado.
Asimismo, si la funcionalidad de “Matrización Digital” está activada:
- Al cerrar la matriz no se inserta el sello de aranceles en el documento original.
- Durante la “Impresión Digital”, se genera automáticamente una diligencia de trámite con el sello de aranceles completo, siempre que se cumplan los requisitos de minutación o facturación.
- El sello se imprime en la posición configurada dentro del folio generado.
De este modo, tanto la matriz en soporte papel como el protocolo electrónico reflejan información completa, coherente y actualizada
Ejemplo de folio generado por la “Impresión digital”
Cambios derivados de la activación
Con carácter general, al activar la Matrización Digital:
- El sello de arancel deja de insertarse en la matriz en el momento de su cierre.
- La “Impresión Digital” genera automáticamente la diligencia de aranceles y la incluye en la impresión conjunta.
- Las copias no se ven afectadas, ya que continúan generando el sello de aranceles en función de la minutación existente en el momento de su expedición.
Activación de la Matrización Digital
La activación se realiza por el servicio de soporte técnico. Existen varias modalidades de configuración:
- No Matrización Digital (opción por defecto):
- Permite utilizar la “Impresión Digital”, pero sin validaciones previas ni generación automática del sello de arancel.
- Matrización Digital (recomendada):
- No se inserta el sello al cerrar la matriz.
- Se exige el cumplimiento de determinados requisitos (por ejemplo, minutación o diligencia de reflejo).
- Se genera automáticamente la diligencia de arancel durante la impresión.
- Matrización tras subida al PE:
- Comparte el comportamiento anterior, pero impide la impresión hasta que todas las diligencias y notas estén comunicadas al protocolo electrónico.
- Matrización digital solo en escrituras de cuantía:
- La funcionalidad se aplica únicamente a documentos con cuantía.
Funcionamiento de la Impresión Digital en protocolos
La impresión conjunta de notas, diligencias y, en su caso, del sello de arancel se realiza desde la vista de gestión correspondiente.
Aunque es posible seleccionar manualmente los elementos a imprimir, el procedimiento habitual consiste en ejecutar directamente la impresión, permitiendo que el sistema realice una selección automática.
Validaciones previas
Antes de iniciar la impresión, el sistema verifica:
- Existencia de la diligencia de reflejo: en caso de ausencia, se intenta obtener automáticamente; si no es posible, se detiene el proceso.
- Estado de minutación o facturación: si así se ha configurado, se exige que el instrumento esté correctamente preparado para garantizar la exactitud del sello de aranceles. Las operaciones gratuitas quedan excluidas de esta validación.
Gestión del sello de arancel
En el proceso de Impresión Digital, el sistema gestiona la diligencia asociada al sello de arancel conforme a los siguientes supuestos:
- Existencia de diligencia de arancel ya comunicada a Protocolo Electrónico: Si existe una diligencia con el sello de arancel y esta ya ha sido comunicada al Protocolo Electrónico, dicha diligencia se considera válida, se respeta y el proceso de impresión continúa con normalidad.
- Existencia de diligencia de arancel no comunicada a Protocolo Electrónico: Si existe una diligencia con el sello de arancel que no ha sido comunicada al Protocolo Electrónico, el proceso se detiene. En este caso, no es posible garantizar que el contenido del sello sea correcto. Será necesario eliminar dicha diligencia para que, en una nueva ejecución de la Impresión Digital, el sistema genere automáticamente una nueva diligencia con el sello actualizado.
- Inexistencia de diligencia de arancel (caso habitual): Si no existe previamente una diligencia de arancel, el sistema crea automáticamente una diligencia de trámite con el sello de aranceles correctamente desarrollado y continúa el proceso de impresión.
Opciones y comportamiento del proceso de impresión
Durante la ejecución de la Impresión Digital, se presentan diversas opciones y comportamientos configurables:
- Impresión de documentos unidos: Se muestra un formulario que permite seleccionar si se desea incluir en la impresión los documentos unidos a las diligencias. Esta opción está activada por defecto. En caso de incluirse, dichos documentos se imprimirán de forma conjunta al final del proceso.
- Selección de elementos a imprimir:
- Disponen de fecha de expedición.
- No han sido impresas previamente desde el editor de texto (Word).
El sistema realiza una selección automática de los elementos a imprimir, incluyendo todas las diligencias y notas que cumplan simultáneamente las siguientes condiciones:
Las diligencias y notas que ya han sido impresas previamente se identifican mediante un icono de impresora en la vista correspondiente y quedan excluidas de la selección automática.
No obstante, es posible realizar una selección manual previa. En ese caso, únicamente se imprimirán los elementos seleccionados por el usuario antes de ejecutar la Impresión Digital.
- Comunicación a Protocolo Electrónico tras la impresión:
El sistema ofrece la opción de comunicar automáticamente, tras la impresión, todas las diligencias y notas pendientes de sincronización con el Protocolo Electrónico.
Esta comunicación se realiza en segundo plano, por lo que no bloquea la aplicación y permite continuar trabajando de forma inmediata.
- División de la impresión en varios folios:
Cuando existen diligencias o notas que, por orden cronológico, deberían situarse entre otras ya impresas previamente (identificadas por el icono de impresora), el sistema permite dividir la impresión en varios folios.
Esta funcionalidad facilita la posterior intercalación manual de los documentos ya impresos, permitiendo mantener la correcta ordenación cronológica en el soporte físico, conforme a fecha y hora.
Formulario de Impresión Digital en pólizas
El funcionamiento de la Impresión Digital en pólizas es análogo al descrito para protocolos, incorporando como particularidad la posibilidad de incluir en la impresión el documento principal o matriz.
Con carácter general, en el documento matriz se incorpora inicialmente la diligencia de intervención de los deudores. Posteriormente, se generan diligencias adicionales del tipo “Diligencia de intervención de las pólizas” correspondientes a otros intervinientes que comparecen en momentos posteriores, como puede ser el representante de la entidad bancaria.
Mediante la Impresión Digital, se permite realizar en un único proceso la impresión conjunta de:
- La diligencia inicial incluida en el documento principal.
- El resto de diligencias generadas con posterioridad.
De este modo, se unifica la impresión de todas las intervenciones asociadas a la póliza, evitando procesos manuales fragmentados.
Adicionalmente:
- Se respeta el formato original de los documentos que ya forman parte de la matriz.
- La diligencia de reflejo se imprime conforme al formato específico definido por la notaría para las diligencias de pólizas.
Esto garantiza la coherencia formal y documental en el conjunto de la impresión generada.
Creación manual de la diligencia de arancel
Como alternativa al mecanismo automático de generación de la diligencia de arancel durante la Impresión Digital, el sistema permite la creación manual de dicha diligencia.
Para ello, es necesario que se cumplan los requisitos de minutación y/o facturación establecidos en la configuración.
Esta funcionalidad está orientada principalmente a aquellos casos en los que la notaría haya optado por una configuración en la que se exige que todos los elementos estén previamente comunicados al Protocolo Electrónico antes de ejecutar la Impresión Digital.
La creación manual de la diligencia de arancel está disponible desde las siguientes vistas del sistema:
- Vista de “Gestión de Notas y Diligencias” (Kubo).
- Vista “Panel de Protocolo Electrónico”.
Configuraciones posibles
El comportamiento de la Impresión Digital puede adaptarse mediante distintas parametrizaciones, cuya definición corresponde al servicio de soporte técnico según los criterios de la notaría.
Entre las principales opciones de configuración se incluyen:
- Requisitos de minutación o facturación: Posibilidad de exigir que el instrumento esté minutado y/o facturado antes de permitir la Impresión Digital. Las operaciones gratuitas (por ejemplo, actas de transparencia), que pueden no requerir minutación o facturación, quedan excluidas de esta restricción.
- Espaciado entre diligencias y notas: Definición del espacio, en centímetros, que se dejará tras cada diligencia o nota para permitir la incorporación de sellos y firma del notario.
- Configuración de impresoras: Asignación independiente, por equipo, de impresoras para:
- Papel timbrado (notas y diligencias).
- Papel blanco (documentos unidos).
- Configuración del encabezado del folio: Personalización del texto y posición del encabezado correspondiente al “Folio de consignación de Notas y Diligencias” en la primera hoja.
- Configuración del sello de arancel: Definición del texto y ubicación del sello de aranceles en el encabezado de la primera hoja.
- Inserción automática de sello gráfico: Posibilidad de añadir automáticamente el sello redondo tras cada diligencia. El tamaño del sello se ajusta dinámicamente al espacio disponible definido en la configuración.
- Configuración de interlineado:
- Interlineado simple.
- Interlineado doble.
- Interlineado equivalente al utilizado en copias (permitiendo definir valores distintos para diligencias, diligencia de reflejo y notas).
Selección entre distintas opciones:
De forma habitual, se recomienda el uso de interlineado simple para optimizar el espacio en la impresión.
Filtros en Nexus relacionados con la Matrización/Impresión Digital
- Filtro “Matrices pendientes de Impresión Digital”:
Permite identificar aquellas matrices sobre las que aún no se ha ejecutado la Impresión Digital.
- Filtro “Diligencias de arancel”:
Muestra exclusivamente las diligencias asociadas a aranceles, permitiendo su gestión independiente del resto de notas y diligencias.
Un uso habitual de este filtro consiste en visualizar diligencias de arancel con estado “No comunicado”, cuyas matrices se encuentren en estado “Iniciado”, con el fin de identificar elementos pendientes de sincronización con el Protocolo Electrónico.
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