Recepción de clientes
En notarías con un alto volumen de trabajo, la recepción juega un papel clave para la organización y gestión eficiente de los clientes. Normalmente, se dispone de un mostrador de recepción donde el cliente se identifica y recibe orientación sobre su cita.
Registro y verificación del cliente
Cuando un cliente llega a la notaría, el primer paso es su identificación y registro en el sistema. Para ello, se crea una ficha en la que se incluyen sus datos personales y se adjunta una copia digitalizada de su documento de identidad, lo que permite asegurar la correcta vinculación de su información con el expediente correspondiente.
Documentación a tener en cuenta:
Gestión de citas y asignación de oficiales
Una vez registrado el cliente, se procede a la verificación de su cita en la agenda de la notaría, para así, consultar el oficial asignado y la disponibilidad del compañero.
Para la gestión de citas, la notaría puede disponer de distintos sistemas como Agenda .Net o Agenda de Notaría Virtual, cada uno con sus propias herramientas para consultar, modificar y organizar las citas programadas. Documentación a tener en cuenta:
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Consultar estado del expediente
Para ello, se accede al sistema a través del Buscador F2 o Notin, donde se puede revisar el Ciclo de Vida del expediente. Además, dentro del sistema también es posible consultar el Estado del Documento, que es actualizado manualmente por el Oficial y el Copista a medida que avanzan las gestiones. Documentación a tener en cuenta:
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Vídeos formativos
Recepción, Alta de clientes, Agenda y Creación de Escrituras
- Introducción.
- Recepción - Alta de clientes.
- Recepción - Consultar agenda y estados del expediente.
- Oficial - Creación de escrituras. Introducción de datos.