La matriz física, a pesar de que legalmente tenga la misma o mayor transcendencia que la matriz electrónica, técnicamente ha cedido su protagonismo al nuevo formato de matriz digital, e intentar mantener una perfecta sincronización entre ambas va a suponer un altísimo esfuerzo. De hecho, si dejáramos de añadir notas o diligencias en la matriz física nos iría mejor siempre y cuando nuestra comunicación con SIGNO sea perfecta cumpliendo con nuestra obligación, porque a la hora de hacer una copia posterior, la matriz más completa será la electrónica al contener información añadida por otros notarios y es obligatorio por ley que se use como patrón para realizar la nueva copia.
Una NOTA que únicamente se encuentra en nuestro protocolo, es un elemento imprescindible que debe ser guardado con esmero y ratificado por el propio notario por ser la única fuente de información fiable de trazabilidad en la que tenemos toda la responsabilidad. Pero quedamos liberados de alguna manera, una vez que la nota se comunica fehacientemente y se añade al protocolo electrónico de SIGNO como una simple y sencilla entrada informática, pero con unos sistemas de seguridad tan potentes que convierten a la anotación en nuestro protocolo de papel en un vestigio del pasado.
En el caso de un poder general autorizado en nuestra notaría en noviembre de este año del que nos piden una copia adicional en febrero del año que viene, si realizamos la segunda copia desde SIGNO, tras la descarga de la matriz, nos podemos encontrar que incluye su revocación parcial realizada por otro notario. Para recoger esa información en nuestra matriz, hay que leer los envíos corporativos y realizar las anotaciones pertinentes en la matriz física, una labor que requiere su tiempo y realmente estamos duplicando.
De cualquier manera, cuando intentemos hacer una copia pasado un tiempo desde el otorgamiento, NOTIN conectará directamente con el repositorio de SIGNO y NO PERMITIRÁ que podamos realizarla si el HASH del protocolo electrónico inicial y el HASH existente ahora en el repositorio de SIGNO no son el mismo (cada HASH contiene la matriz y todas sus comunicaciones posteriores). Esta será la prueba de fuego para saber que nuestro protocolo original no ha sufrido alteración alguna en SIGNO y que podemos realizar la copia por el método tradicional usando la información que poseemos en nuestros equipos o por el contrario debemos de pulsar en el botón de [DESCARGA] para actualizar nuestros datos con los datos actuales de SIGNO antes de seguir.
A la hora de añadir una NOTA a la matriz física invertimos varios minutos, existe un factor técnico si usamos una impresora MEK (ajustes aparte), pero sobre todo interviene el factor humano, decidiendo el copista si anotarla en la matriz en este u otro momento, o si realiza la anotación con sello o a mano existiendo posibilidad de error tipográfico o de traslado de información.
Las medidas de seguridad digital en el proceso de copia obligan a que la dualidad COPIA/NOTA se respete a partir de ahora hasta el punto de que es obligatorio VALIDAR EL TEXTO DE LA NOTA TRAS CONFIRMAR QUE LA COPIA SE HA IMPRESO CORRECTAMENTE Y VA A SER FIRMADA POR EL NOTARIO. Se añadirán procesos de IA para analizar el texto de la NOTA que verifiquen su redacción y tipo, quedando validada para su posterior comunicación al repositorio de protocolos electrónicos.
Hay que actuar con muchísimo rigor para que la nota física coincida con la electrónica, y de cualquier manera, cuando la necesitemos en el futuro para una copia posterior, será obligatorio consultarla SI o SI en el repositorio de SIGNO (NOTIN lo hará por nosotros, pero hay que consultarla). Quizás, a la larga, el esfuerzo por conservar las notas en la matriz física resulte algo efímero. La responsabilidad del notario es que los datos que existan en el repositorio de protocolo electrónico sean reales, no tanto la equiparación de esos datos con los físicos y es en esa línea precisamente en la que evolucionarán los sistemas informáticos, focalizándose en salvaguardar las obligaciones digitales mediante la implantación de procedimientos estrictos que proporcionen seguridad en la información comunicada a SIGNO, por encima incluso de la información física, donde el usuario tendrá siempre la última palabra.
A partir del 9/11 duplicaremos los procesos, pero con el tiempo deberemos elegir y la victoria será de VICTORIA.