En Junio de 2023, como socios de ANEIN (Asociación Nacional de Empresas de Informática para Notarías) hemos asistido a una reunión con los representantes del CGN para recibir información sobre el estado del proyecto y con el objetivo de que exista la mayor coordinación entre todos los interlocutores para que la implantación del nuevo protocolo digital se realice de la forma más eficiente posible.
Entendemos que todavía quedan matices por definir que se irán puliendo en el día a día, porque algunos planteamientos iniciales no parecían compatibles con el negocio notarial, pero grosso modo, y con la información que disponemos hasta ahora, tenemos alguna información práctica.
¿Qué contiene el PROTOCOLO ELECTRÓNICO?
El nuevo protocolo electrónico es un fiel reflejo del protocolo real en papel que se almacenará en un repositorio de SIGNO y será elevado de forma sencilla desde NOTIN una vez finalizado. Constará de varios ficheros identificado por su número de protocolo, comenzando con una estructura de datos XML similar al del propio índice notarial que se está enviando actualmente, una imagen auténtica del documento matriz en formato PDF, un fichero por cada diligencia posterior que se realice o NOTA y las copias electrónicas realizadas.
Los ficheros serán suministrados por la notaría (o realizados en la plataforma y descargados posteriormente en la notaría para su coordinación), añadiendo SIGNO adicionalmente información de la que es “interlocutor”, tal como las notas de coordinación jurídica (justificante de presentación en registro, recepción de información del ayuntamiento, recepción de STI, …), así como vinculaciones directas con otros protocolos relacionados (revocaciones, subsanaciones, modificaciones, …).
¿Cómo se subirá a SIGNO el protocolo electrónico?
Existen dos formas de subir el protocolo electrónico a SIGNO:
- La subida manual de SIGNO, es la herramienta básica que existe en la plataforma para crear el nuevo protocolo y adjuntar manualmente los ficheros necesarios, que previamente habrán sido creados en nuestros equipos (XML con el índice único, PDF con la matriz completa, PDF con las diligencias, …), también será posible acceder a un protocolo ya existente y añadir nuevos ficheros (diligencias, copias, notas, …).
- Subida desde NOTIN, desde la ficha de la escritura en NOTIN es posible enviar directamente el protocolo digital a SIGNO controlando el estado de envío según el estado de preparación de cada uno de los ficheros necesarios. No implicará ningún esfuerzo adicional por parte de los usuarios, ya que la preparación de los ficheros la realizará el propio sistema, y el envío del protocolo electrónico es una ampliación del proceso de envío de índice único donde se añaden nuevos ficheros.
Retos técnicos de SIGNO
El principal es crear el repositorio para almacenar el protocolo electrónico, la herramienta operativa y la pasarela de comunicación con las casas de informática para que la sincronización de los ficheros sea cómoda y segura.
Otro punto importante a tener en cuenta es controlar el tamaño de los ficheros, porque un documento PDF que incorpore muchos documentos unidos puede ser inmanejable con una calidad del documento óptima o inservible si para conseguir un tamaño reducido del fichero el documento no es lo suficientemente legible. Actualmente existe una copia en papel en la notaría, pero en algunos años puede que no, por no ser obligatoria.
A mediados de 2024 se deberá de integrar la comunicación con los Registros para el envío y recepción directo de la información sin intervención de la notaría.
Primeras impresiones de la reunión con el CGN y otras SUPOSICIONES
- Todas las copias autorizadas tendrán la misma consideración, desapareciendo el concepto de “primera” y “segunda” copia autorizada.
- Las copias ejecutivas se realizarán únicamente bajo demanda expresa del interesado.
- Las copias autorizadas en papel tienden a desaparecer y únicamente existirán las copias electrónicas, pudiendo realizar el notario un traslado a papel que entregará al otorgante.
- A pesar de la impresión que nos dio en su momento, para realizar una copia, la notaría podrá seguir realizándola normalmente como hasta ahora y proceder a su subida posterior a SIGNO. Es posible también acceder a la plataforma de SIGNO, realizar la copia electrónica, y descargarla posteriormente para su traslado así como incorporar la NOTA a la matriz física.
- Si un otorgante necesita una copia al tiempo, puede realizarse en la notaría con el procedimiento normal, tras comprobar que la versión existente en su notaría de la matriz coincide con la existente en SIGNO y subirla posteriormente al repositorio del protocolo electrónico. Si el cliente solicita la copia desde el portal del ciudadano, la notaría procederá de la misma forma si lo desea o la realizará en la propia plataforma. SIGNO realizará los tramites de enviar la copia al cliente, con su factura correspondiente, procediendo a su cobro y liquidación con la notaría.
Mapa conceptual sobre el flujo del Protocolo Electrónico
