PE - Cuestionario Protocolo Electrónico Parte II

No. El protocolo electrónico no es una colección ordenada de copias autorizadas; es una colección ordenada de matrices en formato electrónico, que se reputan originales. El protocolo electrónico pertenece al Estado, a diferencia de las copias que pertenecen a los particulares. El protocolo electrónico, a diferencia de las copias, no genera un coste de expedición, sino de conservación y el coste de conservación de las matrices protocolizadas se sufraga por el número 7 del arancel, quedando exentos -como es sabido- los cuatro primeros folios.

El sistema diseñado por el centro tecnológico no condiciona las decisiones de cada notario en la gestión de documentos más allá de lo imprescindible (limitación o exigencia técnica). Por lo tanto, admite la posibilidad de que, en el primer archivo que se incorpore al protocolo electrónico (el que da lugar a la diligencia de depósito), se pueda contener no solo la matriz en sentido estricto sino también determinadas notas o diligencias cuyo “etiquetado” no sea crítico. Así, por ejemplo, podría incorporarse al protocolo electrónico la compraventa con las notas y diligencias de tramite correspondientes a la presentación en el Registro de la Propiedad o podría incorporarse el testamento con la nota de remisión del parte al RGAV. Es deseable que las empresas informáticas que proveen a los notarios las aplicaciones locales vayan creando automatismos en la remisión de notas y diligencias que permitan su envío con comodidad mediante multifirma o sistemas análogos (algunas ya lo han hecho). El objetivo final es que cada diligencia o nota que se incorpore al protocolo en papel se suba al protocolo electrónico separada y debidamente “etiquetada” para su gestión informática posterior, pero la flexibilidad que exige el inicio de un nuevo sistema ha de permitir actuar según lo expuesto. Ahora bien, una vez obtenida la diligencia de depósito, es decir, una vez creado el protocolo electrónico y, sobre todo, una vez expedido un CSV de una copia de este es crítico el separar y etiquetar correctamente las diligencias y notas que van a dar lugar a avisos a las personas que consulten la copia en cuestión.

Tal y como se ha respondido anteriormente, se puede poner la nota de copia, remitir al Registro y poner la diligencia de recepción de asiento entrada y presentación, antes de subir el protocolo electrónico.

El inciso relativo a las firmas no es imprescindible pues realmente dichas firmas, así como el signo, firma y rúbrica del notario, esta n en la matriz en papel. El nombre del notario es necesario hacerlo constar como siempre en el encabezamiento de la escritura (en su caso, con las circunstancias de sustitución) pero no al final.

La agilidad del protocolo electrónico dificulta cumplir con la norma de 1989 que exige la constancia de dicho cajetín. Cada notario es libre de interpretar la forma de cumplir esa obligación.

Tal y como se respondió anteriormente sería admisible hacerlo así y “subir” en un mismo archivo el texto del testamento o intestada y el de la nota.

La solución más recomendable es considerar la primera o, en su caso, la única diligencia como matriz y el documento bancario como unido que se incorporara una sola vez y sin las firmas de los otorgantes. En consecuencia, se subirá como matriz la diligencia inicial y, en su caso, si hubiera más diligencias, estas se irán incorporando sucesivamente al protocolo electrónico. Otra alternativa, quizás menos recomendable, sería incorporar como matriz el documento bancario con la primera diligencia en un único archivo y luego ir incorporando sucesivas diligencias. Obviamente el objetivo en la elección es procurar que el protocolo electrónico sea reflejo del protocolo en papel y para ello se pueden utilizar las herramientas que el sistema informático ofrece para hacerlo de la forma que el notario crea más adecuada.

Con el fin de dotar a las copias simples de mayor seguridad y evitar riesgos en materia de protección de datos la ley exige que las copias simples se remitan a través de la sede electrónica notarial incorporando sello electrónico con marca de tiempo confiable. En tanto en cuanto se habilitan los canales telemáticos adecuados, y con el fin de no paralizar el tráfico los notarios pueden realizar la entrega de copias simples siempre que, al igual que antes de la entrada en vigor de la ley, se cumplan los requisitos exigidos por la legislación notarial y la de protección de datos.

Las copias deben ser, lógicamente, reproducción exacta del protocolo. El notario es libre de organizar su notaría y sus procesos siempre que el resultado final sea ese. Generar la copia desde el protocolo electrónico ofrecerá más seguridad de coincidencia que mediante otros métodos de generación.

El sistema de SIGNO prevé la posibilidad de que al incorporar la escritura al protocolo electrónico se pueda expedir coetáneamente una copia electrónica con CSV. Aunque parezca una única acción lo cierto es que el sistema primero incorpora la escritura al protocolo electrónico y acto seguido (imperceptible para el usuario) genera el CSV.

El notario recupera la escritura en formato docx por lo que puede editarla y añadir las fórmulas y complementos que considere conveniente como la referencia a las firmas, pie de copia, etc.

La copia con CSV es una opción para el otorgante. Sólo debe expedirse cuando lo solicite.

En las aplicaciones de SIGNO está prevista la firma por sustitución, debiendo obrar el notario en la misma forma que lo haría con el protocolo ordinario antes de la entrada en vigor de la ley.

El hash que se reproduce en la diligencia de depósito corresponde al texto del primer archivo que se incorpora al protocolo electrónico. Cuando el notario (o empleado) sube ese archivo el sistema genera el hash sobre el mismo y lo incorpora a dicha diligencia que queda pendiente de firma por parte del notario en la bandeja de firmas. Cuando el notario firma esa diligencia se crea el protocolo electrónico. Ese hash es una medida de seguridad para garantizar que el protocolo electrónico correspondiente se ha creado por la firma de ese archivo. Las diligencias posteriores, lógicamente, no altera ese hash por cuanto el mismo no se crea teniendo en cuenta a estas últimas, sino que ha quedado “petrificado” al referirse exclusivamente al primer archivo subido.

Hay que distinguir distintos supuestos:

1. Error en la subida del documento

• Se ha subido una escritura y se ha obtenido la diligencia de depósito, pero todavía no se ha firmado y permanece en la bandeja de firmas. Para eliminar el archivo o archivos subidos es necesario eliminar de la bandeja de firmas la diligencia de depósito todavía no firmada. Esa actuación permitirá generar otra diligencia de depósito con el mismo número de protocolo.
• Si ya se ha subido la escritura y se ha firmado la diligencia de depósito, el protocolo electrónico ya estará creado. El sistema permite anular esa subida (y, por tanto, la creación de un protocolo electrónico con ese mismo número) pero solo a través de SIGNO. De todo ello queda trazo en el sistema informático.

2. Subsanación de errores Este tema ya esta tratado en otra pregunta de la primera tanda de respuestas.