Etapa INICIAL (desde 09 de noviembre de 2023 hasta la madurez de los servicios)
No se espera que en noviembre, ni en el resto del año exista un volumen alto de autorizaciones mediante videoconferencia.
En general, para autorizar las operaciones unilaterales iniciales, bastará con que el notario disponga de una videocámara en su equipo y acceso desde su ordenador al portal notarial del ciudadano, donde se realizará el acto con un sistema de videoconferencia especializada que contiene todas las medidas de seguridad establecidas por el notariado. Deberían de tener medios el oficial y un responsable de videoconferencias de la notaría que podrá ayudar bastante.
En el futuro, puede ser interesante que el notario disponga, además, de un monitor adicional para modificar el documento matriz. El notario o el encargado de realizar las modificaciones correspondientes y volver a subir el documento al portal del ciudadano. Esperamos para ver la configuración última de la herramienta.
Cualquier modificación posterior a la pulsación del BOTÓN DE CIERRE DEL ACTO deberá ir diligenciada, bien en el portal o bien en la notaría, con su consecuente sincronización posterior.
Es muy interesante incorporar a un responsable de la notaría en las primeras videoconferencias. Si no es el propio notario, deberá existir alguien en la notaría suficientemente formado mediante cursos de ANCERT, que contará siempre con nuestro apoyo técnico, para que pueda asistir tanto al notario como a los comparecientes en el acto.
La actuación del notario debería de ser lo más breve posible. La videoconferencia tendrá lugar únicamente cuando el oficial responsable del asunto haya realizado las comprobaciones y modificaciones en el documento necesarias, así como una lectura resumida previa del documento a los interesados. Cualquier incidencia que surja en el momento de la firma puede provocar molestias y retrasos al no disponer actualmente de medios directos de corrección como en una autorización física.
Será necesario en el futuro una sala de firma multimedia donde exista una pantalla grande que sea el centro de atención permitiendo comparecencias físicas y virtuales al mismo tiempo.
Si bien, no será imprescindible hasta que se puedan autorizar las operaciones bilaterales, podría resultar útil en operaciones unilaterales con varios comparecientes donde alguno de ellos no se encuentre presente en la notaría.
A nivel tecnológico, ANCERT pondrá en práctica su proyecto para la autorización digital especialmente preocupada por la seguridad. Usará sus propios servidores para grabar las videoconferencias, intentará establecer todas las medidas posibles para verificar la identidad de los partícipes usando el certificado electrónico, claves temporales previas suministradas por el propio portal del ciudadano, IA sobre las imágenes de los documentos de identificación e obligará a que tanto el texto del documento matriz definitivo como los documentos anexos a la matriz queden almacenados definitivamente en el acto sin posibilidad alguna de modificación posterior.
En esta nueva etapa que vivimos existe una amplia colaboración entre ANCERT y las casas de informática que permitirá mejorar en la medida de lo posible la sencillez del acto, por ejemplo, permitiendo subir al portal toda la información necesaria con un simple clic, y lo que es más interesante, será posible modificar el documento matriz en cualquier momento en la notaría y reactualizarlo en segundos en el portal para poder finalizar el acto con la matriz definitiva sin esperas ni retrasos innecesarios.
Centrándonos en este ejemplo; el notario considerará imprescindible que el proceso de corrección del documento matriz sea inmediato. ANCERT certificará que es viable realizarlo en pocos segundos y que las casas de informática están ya preparadas; pero estamos hablando de sistemas informáticos complejos donde intervienen muchos elementos e interlocutores y los procesos de actualización directa son los más delicados. Realmente, y a pesar de que es muy comentado lo de “las casas de informática con un clic”, se necesitarán meses de prueba, error y práctica real para conseguir la madurez del sistema y la confianza de los usuarios sin que nadie tenga que tener la culpa de que no se ha cumplido exactamente el guion establecido.
Etapa de madurez (de algún momento en 2024 hasta la etapa de liberación digital)
Al igual que nosotros preferimos realizar un proceso administrativo en la WEB, mil veces antes que desplazarnos a coger número a una delegación de la administración; no quepa ninguna duda de que muchos comparecientes, y no únicamente las generaciones millenials o “Z”, evitarán en la medida de lo posible desplazarse a la notaría para autorizar o para preparar un documento. Es una evolución natural que ya se ha producido en muchos sectores y ha llegado al nuestro.
En este periodo, algunos clientes de la notaría, olvidando alguna experiencia inicial un poco caótica, empezarán a preferir realizar sus operaciones por videoconferencia evitando desplazamientos, otros probarán por comentarios de conocidos o incluso serán animados por la propia notaría.
A nivel de competencia, es probable que aquellas notarías pequeñas que pertenezcan a un distrito notarial donde existan núcleos urbanos grandes, aumentarán su numeración ofreciendo sus servicios digitales desde la propia red, allí donde no suelen llegar por su situación geográfica.
Algunos notarios dejarán las intervenciones por videoconferencia para hacerlas desde su casa, los días que no se desplacen físicamente a la notaría.
La mejor aportación que puede hacer NOTIN es la de ofrecer un PORTAL DE LA NOTARÍA (subvencionado actualmente por el KIT DIGITAL), donde el compareciente acceda al asunto en preparación con solo clicar en un enlace WEB y pueda participar activamente en la preparación de la firma, actualizando su información personal, adjuntando la documentación necesaria, manteniendo un chat con el oficial, revisando el documento matriz y validando por su parte la operación marcando su semáforo en verde. Cuando el oficial y el notario comprueben y marquen en verde también sus semáforos la autorización por videoconferencia será un simple acto de confirmación. El PORTAL DEL CIUDANO de ANCERT permite adjuntar información complementaria al expediente, pero es un concepto diferente de complemento con un objetivo de apoyo generalista que no añade competitividad digital para la notaría.
Etapa de liberación digital (cuando ocurra)
Llegará un día, más pronto que tarde, en la que se liberará la autorización digital para cualquier tipo de contrato. Muy probablemente, el avance vendrá también propuesto desde Europa, con el objetivo de mejorar el servicio prestado a los ciudadanos, por motivos de competencia, o incentivados desde el propio sector notarial. Será más complicado limitar la publicidad notarial tal como ahora la conocemos, porque vendrá encapsulada dentro de la propia red o asociada a contenidos o a negocios. Se crearán escenarios tales como el de una venta de una vivienda en una capital, con los servicios notariales incluidos en el coste de la vivienda, realizado desde las oficinas de la promotora ante, notario de otra ciudad, que además se encuentra físicamente en su casa de la playa.
La autorización digital representará un gran cambio donde persiste íntegramente la función del notario, pero se modifica el contexto del acto notarial con diferentes procedimientos y herramientas modernas para alcanzar la nueva normalidad notarial. No valdrá en el futuro métodos clásicos para preparar el documento y acabar autorizando por videoconferencia en el último momento porque los futuros clientes, si pueden evitarlo, no desearán asistir a la notaría a realizar el encargo, ni al acto, ni a recoger la copia, ni a abonar la factura. Deberemos de acostumbrarnos a realizar operaciones sin compartir presencia física, con los interlocutores desde una ventana digital abierta que les permita realizar las mismas operativas que actualmente realizan presencialmente en la notaría.
Nuestra competitividad digital vendrá marcada por el nivel de adaptación de nuestro sistema informático a los cambios técnicos que nos exige la evolución del mercado global y que ya nos exige el propio notariado. Por suerte para todos, en NOTIN llevamos ya varios años contemplando este nuevo escenario y hemos desarrolla una estructura cliente-servidor con servicios de CORE avanzado que nos permite trabajar en cualquier plataforma. A nivel corporativo, iremos siempre un paso por delante de los requerimientos de SIGNO, y a nivel comercial, crearemos un portal digital para abrir la notaría a los clientes con servicios del siglo XXI.