1. Etapa de transición (noviembre de 2023 hasta fecha de comienzo oficial)
En el tercer trimestre de 2023 comenzarán las pruebas reales de producto en las notarías seleccionadas por ANCERT. Es muy probable que se agote el año mejorando la interacción entre notarías y notariado. La matriz se enviará unos días después de su firma, al realizar la copia autorizada para mayor seguridad y para completar el resto de procesos realizados sobre el protocolo nos daremos unas cuantas semanas hasta su ajuste definitivo. Será un periodo de transición en el que NOTIN irá actualizando los sistemas en modo silencioso.
La notaría cumplirá con su obligación enviando desde el formulario PROTOCOLO ELECTRÓNICO la matriz con los documentos unidos y realizando el resto de las comunicaciones de los protocolos cuando el sistema tenga las suficientes garantías de sincronización de la información.
2. Etapa de normalidad (desde la fecha de comienzo oficial hasta la etapa de integración)
Cuando ANCERT considere que los sistemas de gestión de las notarías y el repositorio electrónico están realmente sincronizados, en principio 09 de noviembre de 2023 (pero si existen inconvenientes suponemos que nos iremos a enero de 2024), exigirá a las notarías que suban los protocolos al repositorio de SIGNO con carácter retroactivo (algo similar a la subida global que se realizó de DNI hace varios años). El notario deberá encargar entonces al responsable de protocolo electrónico (asignado previamente) que accedan al formulario de PROTOCOLO ELECTRÓNICO y VALIDE cronológicamente el resto de los procesos en cada protocolo (copias, notas, diligencias, etc.). NOTIN ayudará proponiendo toda la información de la que dispone y el usuario dedicará varios minutos a validar cada protocolo. A partir de ahí, y tras confirmación del notario en su bandeja de firmas, toda la información quedará sincronizada automáticamente con el repositorio de SIGNO.
La notaría cumplirá con su obligación cuando el responsable de protocolo electrónico comience a cerrar protocolos desde el 09/noviembre, día a día, protocolo a protocolo. No existe en este momento un plazo máximo para la subida de un protocolo permitido por el CGN, pero inicialmente que la subida sea completa y sencilla se debería cerrar a las tres semanas de su autorización para que el ciclo de vida del protocolo se encuentre completado..
3. Etapa de integración NOTIN/ANCERT (a partir de febrero de 2024)
Pasará bastante tiempo antes de que el CGN, tras inspecciones de cotejo entre los protocolos electrónicos existentes en SIGNO y los reales físicos en la notaría, decida poner todos los medios a su alcance para que la sincronización sea perfecta.
Disponer de una herramienta que permita subir los protocolos de la notaría a SIGNO no asegura un 100% de sincronización entre las dos plataformas. Por ejemplo, poner una nota a mano, o con una máquina de escribir en la matriz impresa, nos obliga a mecanizarla posteriormente en el ordenador para su envío a SIGNO. La integración real surge cuando no está permitido realizar proceso manual alguno, los usuarios cumplen con la norma y se realiza una validación responsable.
A partir de ahora, para que un oficial añada una diligencia al protocolo, no vale únicamente con imprimir en una hoja de papel timbrado, sino que será necesario pulsar en el botón [+DILIGENCIA] que nos creará una diligencia numerada y abrirá un documento en blanco donde la redactaremos como siempre. Es igual o más sencillo que antes, pero ahora cada DILIGENCIA, NOTA o COPIA tiene su número secuencial de orden, fecha, tipo, título y se crea en su lista correspondiente para posteriormente subir a SIGNO.
Ha sido necesario una tipificación y normalización de los procesos que se realizan sobre una matriz para poder sincronizarlos adecuadamente. Es por eso, que cualquier proceso debe de comenzarse desde la utilidad correspondiente para que quede grabado y no debemos de realizarlo manualmente.
Adicionalmente, NOTIN incluirá una funcionalidad para cotejar todos los protocolos entre la notaría y el repositorio de protocolos electrónicos de SIGNO, encontrando y actualizando cualquier diferencia existente. Pero a pesar del proceso de comprobación, si la nota simple se ha puesto a mano, y depende de que el copista se acuerde de mecanizarla, muy probablemente no existirá en SIGNO.
Si usamos el sistema según su concepción, el trabajo será más organizado y seguro de lo que es actualmente. Todos los procesos a subir, quedarán memorizados y serán propuestos para que el copista responsable del protocolo los valide, o los anule. Generalmente todos los procesos que propone el sistema se validarán, pero cabe la posibilidad de haber impreso varias veces una COPIA y que alguna no se llegara a firmar, así como que una NOTA se encuentre duplicada, y ese último paso de confirmación, aunque tutelado por el sistema, debe de finalizarlo el responsable general de la finalización del protocolo.
La notaría seguirá cumpliendo con su obligación, pero a partir del uso de las nuevas herramientas, los procesos de validación serán más rápidos, más seguros y deben de permitir una sincronización perfecta siempre que los usuarios sean lo suficientemente responsables. NOTIN formará adecuadamente al personal de la notaría para que los procesos se realicen de la forma correcta.
Es un proceso donde alcanzar el 100% de sincronización es prácticamente imposible, pero intentaremos entre todos aproximarnos lo máximo. Realmente se conseguirá cuando los sistemas estén encorsetados para no permitir errores humanos y la matriz física sea realmente testimonial o no exista. Algo que ya está ocurriendo, pero que hay que ir asimilándolo poco a poco.
“HAY QUE TENER EN CUENTA QUE EN ESTE TIPO DE CADENA EL SER HUMANO ES EL ESLABÓN MÁS DÉBIL”