Cursos Grabados - Facturación - Veri*Factu: Funcionamiento, requisitos y dudas - 25/11/2025

Actualmente, el sistema Notin gestiona dos modalidades principales: la factura rectificativa y la factura de abono. Cada una se remite a la Agencia Tributaria con su código correspondiente. Aunque la normativa tributaria puede contemplar matices adicionales, la operativa estándar del software cubre estas dos tipologías para dar respuesta a cualquier modificación necesaria en la facturación.

No, una factura definitiva no permite modificaciones directas en su contenido. Si es necesario corregir datos desglosados (como el número de páginas, conceptos omitidos o comparecientes), el procedimiento correcto es emitir una factura de abono para anular la errónea. Posteriormente, se debe realizar una nueva remanutación con los datos correctos y emitir una nueva factura definitiva. La factura rectificativa se reserva exclusivamente para ajustes en el importe total (a favor o en contra), sin necesidad de desglosar conceptos.

Tanto la Agencia Tributaria como el cliente deben disponer de la trazabilidad completa. La AEAT recibe dos registros: la factura original y el documento que la rectifica (que contiene el importe del ajuste). De igual modo, el cliente debe recibir ambos documentos para su correcta justificación contable: la factura original y la rectificativa o de abono posterior.

Dado que una factura de abono es un reflejo negativo de la original y su función es anularla, el sistema bloquea su edición para garantizar la integridad de los datos. Si tras realizar un abono y una nueva definitiva se detecta un nuevo error, se deberá repetir el ciclo: emitir un nuevo abono para anular la última factura definitiva incorrecta y generar una nueva con los datos subsanados.

No existe inconveniente técnico ni normativo para realizar una factura de abono meses después de la emisión de la original. Si el cliente requiere cambios en el desglose o importes, se procede a realizar el abono, el recálculo de los conceptos y la emisión de la nueva factura definitiva, independientemente del tiempo transcurrido.

No es necesario. El campo "Notas" es de uso interno para la notaría y no se remite a la Agencia Tributaria (la AEAT solo recibe datos fiscales como CIF, nombre, bases imponibles e impuestos). Por tanto, este campo puede editarse a posteriori y aparecerá reflejado en la impresión del documento sin necesidad de anular la factura. Cabe recordar que el resto de los datos fiscales a la derecha de la pantalla permanecerán bloqueados y no admitirán cambios directos.

En este supuesto, se debe emitir una factura de abono para anular la actual y generar una nueva factura definitiva a nombre del titular correcto. Se recomienda solicitar siempre los datos fiscales definitivos con antelación para minimizar la necesidad de estas operaciones, aunque el sistema permite realizarlas siempre que sea necesario.

Como regla general, se debe utilizar la factura de abono para cualquier modificación que requiera un nuevo desglose de conceptos o cambios en los datos del cliente. La factura rectificativa se limitará a casos de ajustes de importes (más o menos cuantía) donde no se precise detallar nuevamente los conceptos de la factura.

En el caso de las actas de transparencia, si la notaría utiliza una numeración de factura independiente de la de protocolo, no es obligatorio generar el documento de factura. No obstante, el sistema permite crearla y enviarla si la notaría decide mantener ese control, pero no es un requisito exigido de forma estricta si no se estaba realizando anteriormente.

No. El sistema permite emitir la factura definitiva con anterioridad al cobro si así lo requiere la operativa de la notaría. La decisión de cuándo convertir un documento en definitivo queda a discreción del usuario según su flujo de trabajo.

No es posible realizar la condonación sobre una factura definitiva. El proceso de condonación debe gestionarse obligatoriamente mientras el documento se encuentra en estado de proforma. Una vez que la factura es definitiva y ha sido enviada a la AEAT, cualquier modificación requiere la emisión de un abono o rectificativa.

Sí. Al imprimir la factura definitiva, el sistema incluye una referencia al número de proforma original. Esto garantiza la trazabilidad entre el borrador de trabajo y el documento fiscal final enviado a la AEAT.

El registro de anticipos es una funcionalidad de apoyo. Permite dejar constancia de un pago recibido sobre una factura proforma, la cual todavía no puede recibir un "cobro" formal al no ser un documento definitivo. Al convertir la proforma en definitiva, el programa propone automáticamente la transformación de ese anticipo en un cobro vinculado, simplificando la gestión administrativa.

Aunque el software permite técnicamente registrar una fecha de cobro anterior a la de la factura definitiva, no se recomienda esta práctica. Contabilizar cobros en fechas previas a la emisión de la factura puede generar discrepancias y errores en los informes de auditoría. Lo óptimo es registrar el anticipo en la fecha real del ingreso y, al generar la definitiva, validar el cobro en dicha fecha.

El anticipo no se convierte en cobro de forma automática por el simple paso del tiempo. La conversión ocurre en el momento en que el usuario pulsa el botón para generar la factura definitiva. En ese instante, el sistema identifica el anticipo previo y propone aplicarlo como cobro a la nueva factura.

No existe una relación obligatoria de orden entre el cobro y la conversión. El uso de la proforma permite registrar anticipos para dejar constancia de la entrada de fondos antes de la emisión fiscal. Sin embargo, el documento solo adquiere carácter de factura definitiva al pulsar el botón correspondiente; en ese momento, si existía un anticipo previo, el sistema propondrá automáticamente su validación como cobro.

El procedimiento es idéntico al resto de trámites. Desde la sección de legitimaciones, se indica el cliente, la fecha y el número de folios. Al procesar el documento, el sistema genera y envía automáticamente la factura (por ejemplo, en la serie L), notificando el estado del envío mediante un indicador visual (fondo verde).

Si una factura definitiva presenta un error de redondeo o importes, se debe emitir una factura de abono para anularla. Posteriormente, se recomienda generar una nueva proforma, ajustar los importes correctamente y, una vez verificado el cuadre, convertirla de nuevo en definitiva para su envío.

En una proforma se pueden realizar cambios puntuales como la modificación del cliente, la aplicación de descuentos o la condonación. Sin embargo, si el cambio afecta a la esencia de la minutación (conceptos, número de folios, etc.), es necesario eliminar la proforma, realizar los cambios en la minuta y volver a generarla.

Sí. En el momento en que una proforma se convierte en factura definitiva, el sistema realiza la subida automática de los datos a la Agencia Tributaria. Mientras el documento permanezca como proforma, no se realiza ningún envío y el usuario tiene la libertad de modificarlo o eliminarlo.

Sí. El sistema dispone de un botón específico ("P") junto a la opción de factura de la serie L, permitiendo generar un borrador antes de emitir la factura definitiva.

Sobre una proforma se pueden realizar cambios de titular (cliente), aplicar descuentos o proceder a su condonación. No obstante, si se requiere modificar cantidades o conceptos que afecten a la estructura de la minuta, la proforma debe eliminarse para realizar los cambios en la matriz y generarla de nuevo.

Por norma general, no. Imprimir una proforma simplemente genera el documento físico para revisión. No obstante, esto puede depender de la configuración personalizada de la notaría; si el sistema está configurado para trabajar por defecto con definitivas, la impresión podría activar el envío. En la configuración estándar, la proforma solo se convierte en definitiva al pulsar el botón específico de "Factura Definitiva".

Al tratarse de documentos en estado de proforma, no requieren de una numeración correlativa ni de una fecha fiscal definitiva, ya que no se produce el envío a la AEAT hasta su validación. La decisión de trabajar con proformas o directamente con facturas definitivas en testimonios depende de la política interna de gestión de cada notaría. Si una proforma no llega a formalizarse, puede eliminarse sin que ello suponga una ruptura en la serie de facturación oficial.

Sí, la Serie O admite el uso de proformas. Una vez activado el sistema Veri*Factu, el programa tiende a crear proformas por defecto al iniciar un nuevo registro. Esto permite al usuario completar datos críticos como conceptos o identificadores (DNI) antes de formalizar la factura definitiva y proceder a su envío automático. No es necesario cambiar a la Serie L para disponer de esta funcionalidad de borrador.

Sí. Al activar Veri*Factu, la serie O cambia su comportamiento para trabajar con proformas de forma predeterminada. Al iniciar un nuevo registro, el sistema crea una proforma para permitir la edición de conceptos, DNI y otros datos necesarios antes de realizar el envío definitivo a la AEAT.

No. En el flujo de Veri*Factu, en el momento en que se genera una factura definitiva, el proceso de envío se inicia de forma inmediata. Una vez generada la numeración definitiva, el documento no puede ser eliminado.

Al accionar el botón "P", el sistema genera el registro de la proforma y le asigna su identificador interno, pero no lanza la orden de impresión automática ni el envío fiscal. Si la proforma ya existía previamente, al pulsar este botón se abrirá la ficha del documento para su consulta o edición.

La opción "Sin Minutar" genera el registro de la factura en el sistema para que conste administrativamente, pero omite el paso de la impresión física. Es un comando útil para dejar preparada la documentación sin necesidad de emitir el soporte en papel de forma inmediata.

La proforma no se elimina como tal, sino que se transforma en la factura definitiva. El registro de la proforma desaparece de la lista de borradores y pasa a integrarse en el histórico de facturas definitivas, conservando una referencia interna al número de proforma original para cumplir con los requisitos de trazabilidad del sistema.

Para elevar una proforma al estado definitivo, el usuario debe acceder a la ficha del documento y seleccionar el botón "Factura Definitiva" situado en la parte superior izquierda de la interfaz. Esta acción es la que desencadena la asignación de la serie oficial, la fecha definitiva y el envío a la Agencia Tributaria.

Sí. El paso de proforma a definitiva conserva íntegramente todos los conceptos, desgloses y bases imponibles. Lo único que se actualiza es la numeración (que pasa a ser de la serie definitiva) y la fecha de emisión. Mientras el documento sea proforma, los datos son editables; una vez convertido, quedan bloqueados para garantizar la integridad fiscal.

La factura definitiva conserva en su encabezado la referencia al número de proforma de la que procede para garantizar la trazabilidad exigida por la normativa. Aunque la proforma desaparece como entidad independiente para convertirse en definitiva, el sistema mantiene un registro interno de dicha transición y, habitualmente, conserva el archivo PDF del borrador en la carpeta de gestión documental correspondiente.

Si una factura ya ha sido emitida como definitiva y el cliente no efectúa el pago, el documento permanecerá en el sistema como pendiente de cobro. En caso de que se decida anular dicha deuda, se deberá emitir una factura de abono. Se recomienda consultar con la asesoría fiscal de la notaría para determinar el protocolo de actuación ante impagos y los plazos para su anulación.

La elección del flujo de trabajo corresponde al titular de la notaría. No obstante, se recomienda utilizar proformas para operaciones complejas o aquellas más susceptibles de sufrir modificaciones (cambios en el número de copias, intervinientes, etc.) Para trámites estandarizados y de resolución inmediata, como poderes o testamentos, puede optarse por la factura definitiva directa para agilizar el proceso.

Si una plataforma de gestión rechaza una factura definitiva por una diferencia de redondeo, el procedimiento correcto es emitir un abono de la factura original. Posteriormente, se debe generar una proforma donde el sistema permite el ajuste manual del redondeo. Una vez verificado que el importe cuadra con los requisitos de la plataforma, se convierte en definitiva y se procede a su envío.

No existe una obligación técnica que vincule ambos hitos. La decisión de cuándo emitir la factura definitiva (y, por tanto, realizar el envío a la AEAT) depende exclusivamente del criterio organizativo adoptado por cada notaría.

Una vez activado el sistema Veri*Factu, la trazabilidad y la fecha de envío son automáticas y rigurosas. Es imperativo que toda la facturación pendiente del ejercicio anterior se complete antes de la fecha de activación del sistema. Las notarías pueden elegir su fecha de inicio (por ejemplo, el 1 de febrero), pero todo lo facturado a partir de ese momento se remitirá a la AEAT con la fecha real de generación, sin posibilidad de retroactividad.

La gestión de las facturas pendientes es una decisión administrativa de la notaría. Si un documento permanece como proforma, no se enviará a Hacienda hasta que el usuario decida convertirlo en definitivo. Si se opta por enviarlo antes del cobro para agilizar la gestión con el cliente, la factura constará como emitida ante la AEAT aunque el pago no se haya materializado.

En los casos en que las entidades financieras requieran la factura para procesar el pago, se debe emitir la factura definitiva en el momento de la solicitud y enviársela por los canales habituales. El envío a la AEAT se producirá de forma simultánea a la generación de dicho documento.

No existe una vinculación técnica obligatoria entre ambos actos. La decisión de emitir la factura definitiva depende exclusivamente del criterio organizativo y operativo que adopte la notaría. El sistema permite generar la factura definitiva de forma independiente al estado del cobro, procediendo a su envío automático a la AEAT en el momento de su creación.

No. La impresión es una acción independiente del estado del documento. Si se imprime una proforma, el sistema genera el soporte físico del borrador. La factura solo adquiere carácter de definitiva (y se envía a la Agencia Tributaria) cuando el usuario acciona específicamente el comando de generación de factura definitiva, independientemente de cuántas veces se haya impreso previamente.

Si una factura proforma ha sido condonada, para que el sistema registre correctamente la operación y mantenga la coherencia contable, se debe procesar y pasar a definitiva. Es en ese momento de la conversión cuando la información (incluyendo la condonación aplicada) se remite a la Agencia Tributaria para su validación.

La configuración de las series depende de la organización interna de cada notaría. El sistema permite trabajar tanto con una serie única como con múltiples series diferenciadas; ambos modelos son plenamente válidos para el cumplimiento de la normativa. El programa aplicará automáticamente el registro de facturación según la configuración que la notaría tenga establecida.

En las configuraciones donde la numeración de facturas es independiente del número de protocolo, no se utiliza la serie B para los abonos. El uso de series vinculadas al número de protocolo no se considera la opción más eficiente bajo el sistema Veri*Factu, debido a la complejidad de mantener la correlatividad exigida en los envíos.

Sí, el sistema respeta la configuración previa de la notaría. Si actualmente se trabaja con series diferenciadas para distinguir los tipos de documentos, estas se mantendrán. No obstante, el sistema también admite el uso de una serie única para toda la facturación si así se prefiere; ambas opciones cumplen con los requisitos legales.

Si la notaría genera manualmente un documento en la Serie O para realizar un abono, el sistema lo procesará con dicha serie. Sin embargo, en el caso de facturas vinculadas a protocolo donde la numeración es independiente, lo habitual es que el sistema genere el abono bajo la serie principal (Serie A) para mantener la coherencia en los registros.

Sí, la Serie Z permite la creación de proformas. El comportamiento del sistema (si genera una proforma o una definitiva por defecto al pulsar "Sin factura" o "Imprimir") dependerá de los parámetros de configuración inicial que se establezcan para optimizar el flujo de trabajo de la notaría.

Es posible facturar protocolos del ejercicio anterior durante el mes de enero. Para ello, el personal técnico debe realizar un ajuste en la configuración que permita emitir documentos con fecha de diciembre de 2025. Es importante realizar este proceso durante los primeros días de enero para asegurar que dichas facturas se incluyan correctamente en la liquidación del trimestre correspondiente antes de su presentación.

No. La activación de Veri*Factu no supone un reinicio en la numeración. Si el sistema se activa, por ejemplo, el 1 de julio, la primera factura enviada a la AEAT será la siguiente correlativa a la última emitida el día anterior. El contador de facturación solo se reinicia, de forma habitual, al comienzo de cada ejercicio natural (1 de enero).

Sí. Desde el módulo de Facturas, el sistema permite visualizar y gestionar todos los registros enviados. Para consultarlos, basta con aplicar un filtro de búsqueda a partir de la fecha en la que se activó el sistema Veri*Factu en la notaría.

Sí. En los informes diseñados para la gestión de protocolos pendientes, el sistema desglosa la información permitiendo identificar si un protocolo cuenta ya con una factura proforma asignada o si, por el contrario, carece de cualquier tipo de registro generado.

Para una gestión eficiente, se recomienda el uso de las siguientes herramientas según el objetivo:

• Para protocolos sin facturar: Utilizar el informe de "Escrituras Adeudadas", que permite identificar los actos que aún no han sido minutados.
• Para proformas pendientes de formalizar: Realizar el seguimiento directamente desde el módulo de Facturas, supervisando aquellos registros que aún no han sido elevados al estado de factura definitiva.

Aunque el sistema permite mostrar el listado completo de registros sin restricciones, se recomienda el uso de filtros (como la fecha del día actual e inclusión de proformas) para facilitar la lectura de los datos. Sin filtros, la interfaz mostrará la totalidad del histórico, lo que permite una visión global pero menos operativa para el control diario.

El historial completo se encuentra integrado en el módulo de Facturas. Para acceder a la información enviada a Hacienda, el usuario debe filtrar los registros seleccionando el periodo de tiempo comprendido desde la fecha de puesta en marcha de Veri*Factu hasta la actualidad.

Sí, es posible mantener ambos canales de facturación siempre que se disponga de los certificados digitales correspondientes para cada entidad. Si la operativa actual ya contempla que el protocolo se facture por la CB y ciertos servicios específicos por el Notario (por ejemplo, mediante la Serie O), el sistema permitirá continuar con este esquema. No obstante, por defecto, el protocolo se vinculará a la entidad configurada como principal (habitualmente la CB).

El anticipo debe registrarse sobre una factura proforma accionando el comando de cobro (icono de monedas). Es fundamental seleccionar la cuenta bancaria correcta en este paso inicial. Una vez que la factura se convierte en definitiva, el sistema detectará el anticipo y solicitará la confirmación para transformarlo en un cobro definitivo de forma automática.

La condonación debe aplicarse necesariamente mientras el documento se encuentre en estado de proforma. Una vez que el borrador está generado, se debe utilizar el botón específico de condonación para que el registro quede actualizado antes de su emisión definitiva y posterior envío a la AEAT.

En el apartado de Pólizas se dispone de dos opciones: generar directamente la factura definitiva (o "sin factura" según configuración) o utilizar el botón "P" para crear una proforma. Un requisito indispensable para avanzar en la numeración es que la factura anterior haya sido enviada correctamente; si un registro previo aparece en rojo (error en datos del cliente, por ejemplo), deberá subsanarse antes de emitir la siguiente factura definitiva.

El software cuenta con una medida preventiva en el reparto de facturación: el sistema excluye automáticamente al causante del listado de posibles clientes facturables. De este modo, se evita que, por error o celeridad, se emita una factura a nombre de una persona que no puede ser sujeto de la relación tributaria.

No. La información relativa al número de cuenta para el abono de la factura es un dato de uso interno o informativo para el cliente, pero no se envía a la Agencia Tributaria. Puede configurarse para que aparezca en el pie de la factura o en el campo de "Notas", y puede modificarse en cualquier momento sin que ello afecte al registro fiscal enviado.

La serie T funcionará siguiendo la configuración predeterminada que la notaría haya establecido en los parámetros globales del sistema. Esto significa que, si el software está configurado para operar con facturas definitivas, se generará una definitiva; si la configuración es por defecto en proforma, la serie T se iniciará en dicho estado de borrador hasta su validación manual.

Sí. Ambas funcionalidades permanecen operativas y son independientes del sistema Veri*Factu:

• Polifactura: Se puede seguir enviando al banco el PDF conjunto de la copia y la factura una vez que esta última ha sido generada y enviada a la AEAT.
• Factura Electrónica: La generación del archivo XML para plataformas de facturación electrónica se sigue realizando desde el apartado habitual dentro de Notin.

No de forma segregada. La configuración del indicador por defecto (definitiva o proforma) se aplica de manera global a todos los módulos. Sin embargo, el usuario siempre tiene la alternativa manual: si el sistema está en "definitiva" pero se desea un borrador para una póliza, se utilizará el botón "P". Si está en "proforma" pero se requiere una definitiva inmediata, se utilizará el comando de impresión directa.

Esta limitación aplica exclusivamente a las proformas. Una proforma puede eliminarse para corregir errores siempre que no haya sido convertida en definitiva. Una vez que una factura adquiere el estado de definitiva y se inicia el proceso de envío a la AEAT, el documento no puede ser eliminado bajo ninguna circunstancia, independientemente de si es el último registro o no.