Las plantillas funcionan de manera similar a los modelos de Notin, pero además de incluir un documento en Word que sirve como base para la creación de un nuevo archivo, pueden también incorporar diligencias, notas, archivos digitales, partícipes y otros elementos propios de un protocolo.

Desde la perspectiva de un copista, al asignar una plantilla a un protocolo, se transfieren las diligencias, notas y archivos digitales previamente definidos en la plantilla. Esto permite disponer de todas las diligencias habituales, únicamente pendientes de asignarles una fecha y desarrollarlas.

Por otro lado, desde la perspectiva de un oficial, al crear un nuevo asunto a partir de una plantilla, además de trasladarse los elementos mencionados, se transfiere el documento en Word asociado a la plantilla, junto con conceptos y partícipes, si estos están incluidos en ella.

Creación de una plantilla

• Ubicación inicial: Se parte de un protocolo que servirá como base para la plantilla.

En Kubo, se selecciona el botón “Utilidades” y la opción “Crear Plantilla Asunto”.


• Definición del nombre: Se solicita asignar un nombre para identificar la plantilla.

• Selección de elementos:
• Para un copista, se suelen marcar opciones como “Copiar diligencias” y, eventualmente, “Copiar Doc. Notas”.

• Para un oficial, puede resultar útil incluir archivos digitales o incluso partícipes, en casos específicos, como promociones inmobiliarias donde ciertos partícipes son recurrentes.

Edición de la plantilla

Al crear la plantilla, se abre un documento de Word con los elementos seleccionados. Desde allí se pueden agregar, editar o eliminar diligencias y notas, adaptándolas a necesidades genéricas.

Cada diligencia puede ser editada individualmente, modificando los textos para que reflejen contenidos genéricos en lugar de información específica del protocolo base.

En muchos casos, resulta útil utilizar modelos de diligencias ya configurados en la notaría. Estos modelos pueden ser abiertos para copiar su texto, que luego se pega en la diligencia correspondiente dentro de la plantilla. De este modo, las diligencias en la plantilla quedarán con variables genéricas, como la fecha de expedición o el nombre del notario, las cuales serán desarrolladas automáticamente cuando se asignen fechas al usarlas en otros protocolos.

El documento principal de Word que acompaña a la plantilla cumple la función de modelo. Por lo tanto, se puede insertar en dicho documento un modelo previamente creado para ese tipo específico de escrituras.

Copiar los elementos de una plantilla a un protocolo (Copistas)

Desde un protocolo (también puede hacerse desde un asunto), se debe seleccionar el botón “+” ubicado en la vista de Diligencias y Notas de Kubo. Posteriormente, se elige la opción “Copiar Diligencias, Notas y ARDs desde Plantilla”.

Formulario de selección de plantillas

En este punto, se presenta un formulario que permite elegir la plantilla deseada mediante un selector ubicado a la izquierda de cada opción.

Resultado del copiado de la plantilla

Tras aplicar la plantilla al protocolo, se trasladan las diligencias, notas y archivos digitales definidos en ella.

Dar fecha a diligencias y notas

Las diligencias y notas copiadas desde una plantilla no incluyen fecha por defecto. Cuando sea necesario, se puede utilizar el botón del reloj naranja, que automáticamente asigna la fecha y hora del momento. Además, este proceso desarrolla las diligencias completando variables como la fecha de expedición, el nombre del notario, entre otras.

Ejemplo:

Crear un asunto nuevo partiendo de una plantilla (Oficiales)

Es posible configurar el documento de Word de la plantilla para que contenga el modelo correspondiente a un tipo específico de escrituras. Así, al crear un asunto basado en una plantilla, se combinan las ventajas de contar con un modelo de escritura en el documento de Word y con las diligencias y notas previamente configuradas por el copista.

Dentro de la funcionalidad de Kubo para crear un nuevo asunto, se puede seleccionar la opción “Crear en base a una PLANTILLA de Protocolo”, donde se elige la plantilla deseada.

El sistema generará un nuevo asunto incluyendo el texto de Word de la plantilla, junto con las diligencias, notas y archivos digitales correspondientes.

Resultado de la creación de asunto a partir de plantilla

Ejemplo. Se ha creado nuevo asunto y ha trasladado el texto de Word de la plantilla, el concepto de la plantilla, el archivo digital que contenía y las diligencias.

Modificar una plantilla ya existente

Para modificar una plantilla, se puede acceder desde dos lugares principales:

• En la pestaña “Modelos”, aplicando el filtro “Modelos de la NOTARÍA”. Desde allí, es posible buscar por el nombre de la plantilla o ordenar los resultados por “Tipo” para encontrarla más fácilmente. Pulsando el botón de las gafas, se abre la plantilla para su edición.

• Desde los formularios de selección de plantilla (ya sea al crear un asunto desde una plantilla o al aplicarla a un protocolo existente), también se ofrece la opción de modificar la plantilla mediante el botón de las gafas.

• Adicionalmente, desde el formulario de selección de plantillas, el botón de los tres puntos permite renombrar o eliminar una plantilla según sea necesario.