Kubo. Vista general de la herramienta
- Explicación de Ribbon (barra superior de Word) insistiendo en la pestaña MATRICES y las llamadas a Kubo.
- Continuamos con Kubo, explicando las distintas secciones y utilidades de trabajo con documentos Matriz.
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Creación de un Nuevo Documento/Asunto.
- Mostraremos cómo crear un Nuevo Asunto desde Kubo partiendo de un documento en blanco, modelo o documento en pantalla.
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Completar los datos de la operación
- Añadir Partícipes.
Alta de cliente, localización de existentes y copiar partícipes de otra operación.
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Añadir clientes escaneando su documento de identificación en Nexus.
- Trabajo con Objetos. Introducción de inmuebles.
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Petición de Nota del inmueble. Petición de nota | Notin DOCS
- Medios de Pago de la operación.
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- Adicionalmente, en el tipo de documento Actas o Testamentos que requieran Parte se puede mostrar la creación y completado de datos del mismo ya que esta información introducida se trasladará al texto desarrollado en nuestra zona Exponen del documento Matriz
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- Trabajo con Procuradores y Abogados. Gestión de bufetes en Poderes para Pleitos.
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Identificación de las partes del documento. Zonas.
Explicar las distintas partes en las cuales se divide un documento Matriz, estas son, a groso modo, Cabecera, Comparecencias e Intervención, Exponen, Objetos, Medios de Pago, Estipulaciones y Final de Matriz. Además de las Variables propias de cada operación.
PARSER y arrastre de Zonas.
Disponemos de un vídeo explicativo de uso de la herramienta Parser. No se trata de una píldora por lo que su duración es mayor.
¿Qué es Parser y en qué facilita la introducción de datos?
- Arrastres en Kubo<>Word. Lectura y desarrollo de datos.
Desarrollo del documento Matriz
Esta parte puede ser muy compleja. Recomiendo comenzar por lo básico, que el oficial vaya avanzando a su ritmo y poco a poco facilitarle nuevos conocimientos de la herramienta, es muy potente y eso también se traduce en multitud de opciones avanzadas de uso.
Sincronización de Datos. Contenedores y Campos.
- Desde la barra vertical de Kubo, la cual entraremos en detalle a continuación, podremos acceder a distintas utilidades del trabajo sobre campos y contenedores. Tales como suprimirlos, vaciar contenido, localizar siguiente… etc.
Buscador de Documentos. F2.
- El panel de búsqueda F2 nos permitirá localizar nuestros documentos recientes tanto Asuntos como Protocolos. Localizar operaciones de un determinado cliente y filtros avanzados como tipo de operación, año de firma, Notario autorizante, Oficial que realiza.. etc.
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Localizar documentos recientes. Kubito.
- Desde el Kubito podemos acceder rápidamente a documentos de apertura reciente además de al Administrador de Carpetas y el propio buscador F2.
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Utilidades barra vertical en Kubo.
Disponemos de distintas utilidades que facilitarán el trabajo del Oficial, nos detendremos en las principales como son la Llave de guardar/cerrar, Aplicar Plantilla y Cierre de Matriz e Impresión. Existen más opciones pero entraremos en detalle más adelante.
- Cerraremos siempre usando el icono de la llave lo que nos cerrará el documento, guardará los cambios y generará una copia del documento en local para que este sea recuperable si hubiera algún problema.
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- Es muy común recoger texto de otros programas o de distintas fuentes. Hay que adecuar ese texto a nuestro formato notarial y eliminar posibles marcas o caracteres que puedan afectar a nuestro trabajo con Kubo en Word. Imprescindible usar las opciones de limpieza, recomendando siempre la opción de Aplicar Plantilla Combinado.
- Hemos mejorado nuestro Cierre de Matriz donde además del conteo de folios mostramos posibles estipulaciones que el oficial requiera acorde al tipo de operación como puede ser la incorporación de testigos, claúsula LOPD, etc. Todas estas se mostrarán al clicar sobre M en nuestra barra lateral.
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- Dentro de las opciones de impresión explicaremos la generación del borrador de matriz, comentaremos que desde aquí mismo podremos expedir copias, y las opciones de impresión y vista previa.
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Autotextos. Explicar detalladamente su uso. Creación y búsqueda.
En el guardado comunicar la opción de seleccionar oficial lo que a futuro les facilitará su búsqueda.
Se trata de una funcionalidad muy útil para todos los departamentos que trabajen con Word, Matrices y Copias; insistir en su uso.
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Documentos Anexos.
Documentos Adjuntos a la escritura que se incorporarán en las Copias. Pueden ser Diligencias o Estatutos de Sociedad o Comunidad por ejemplo. Son documentos adjuntos a la matriz.
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Documento de Información.
Se trata de un documento adjunto a la Matriz, no se incorpora a esta ya que solo es informativo donde el oficial puede realizar sus anotaciones o adjuntar documentación para futuras consultas.
Archivos Digitales.
Camino hacia la digitalización del despacho es importante omitir el guardado de carpetas con suma documentación relacionada para lo que explicaremos el uso de Archivos Digitales donde podremos guardar cualquier tipo de documento asociado a una operación determinada como sucede habitualmente con las Hipotecas. Archivar documentación a un cliente, como pueden ser poderes del mismo.
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Pizarra
Agilizando el trabajo con múltiples documentos hemos creado la utilidad Pizarra. Ésta nos permite trabajar con varios documentos abiertos como si del portapapeles de Word se tratara pero con muchas mas utilidades y más potente. Todos nuestros documentos están siempre disponibles.
Permite lectura OCR de documentos PDF o Imagen. Buscar texto. Parsear desde su contenido, etc.
Actas de Transparencia y Minutas Hipotecarias.
- Para dar forma a lo explicado anteriormente podemos mostrar como crear un Acta de Transparencia adjuntado el Expediente descargado en Signo LCCI y como a partir de este Acta creamos nuestro documento Hipoteca.
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Trabajo con Modelos.
Cursos de creación de Modelos o plantillas para la generación de documentos notariales. Uso de variables, llamadas con opciones y párrafos confirmables entre otras opciones.
