Cuando una notaría se queda sin notario, se dice que está en sustitución. En este caso, el Colegio Notarial designa a un notario cercano que se encargará del protocolo (documentos originales) de la notaría cesante. Este notario puede expedir segundas copias o firmar documentos en la demarcación de la notaría.

Cuando el notario titular se encuentra enfermo o de vacaciones, también se designa a un sustituto, generalmente de una notaría cercana.

El emplazamiento de la notaría lo decide el propio notario. Es decir, el notario puede trasladar su despacho dentro de la demarcación que le corresponde, según su preferencia.

Si un notario desea cambiar de despacho, entra en lo que se denomina el concurso notarial, donde las plazas vacantes son puestas a disposición y cualquier notario puede optar por ellas.

Las notarías se dividen en tres categorías según su importancia y el territorio que cubren:

• Notarías de tercera categoría: Se encuentran normalmente en pueblos pequeños y aislados geográficamente.
• Notarías de segunda categoría: Se localizan en grandes poblaciones y cabeceras de partido.
• Notarías de primera categoría: Están situadas en las capitales.

Las notarías de tercera y segunda categoría son, generalmente, ocupadas por notarios recién aprobados. Estas notarías suelen ser de menor volumen, lo que les permite a los notarios de nuevo ingreso ganar experiencia con un ritmo más tranquilo. Además, las notarías de segunda categoría pueden ser muy rentables, ya que, enfrentan menos competencia que las de primera categoría.

Un documento público (como una escritura, una póliza de préstamo, una testificación o una compulsa) puede firmarse en cualquier notaría, salvo en algunos casos específicos. Por ejemplo, en las inmatriculaciones de inmuebles, que requieren que el notario esté cerca del lugar del inmueble.

En algunos casos, el notario puede firmar fuera de su despacho. Esto sucede cuando el notario realiza un acto como un testamento en el hospital, o un poder en casa de una persona impedida. En estos casos, se devengarán honorarios adicionales por la salida y locomoción.

Una escritura se divide en las siguientes secciones:

• Cabecera: En esta sección se especifica el título de la escritura, el número del protocolo, el lugar de otorgamiento y la fecha.
• Comparecencia: Aquí se detallan los datos de las personas que comparecen en el acto, indicando si lo hacen por sí mismos o en representación de otros. En este caso, se menciona el poder o mandato con el que se actúa.
• Exposición: Esta sección describe el objeto de la escritura, con detalles sobre el registro de la propiedad, el título de propiedad, las cargas (si las hay) y las proporciones de propiedad entre los titulares. Aquí también se especifica si el bien está en pleno dominio, usufructo o nuda propiedad.

• Estipulaciones (también conocidas como otorgamientos): Aquí se detallan las condiciones de la transmisión, como el valor de la operación, la forma de pago (por ejemplo, mediante cheque bancario) y si hay algún tipo de IVA o retenciones. También se establecen las condiciones de pago de los gastos asociados a la escritura.
• Otorgamiento: Es la parte final de la escritura, donde el notario realiza las advertencias legales y fiscales y se asegura de que los comparecientes dan su consentimiento a la firma. Si alguna persona no puede firmar, se deja constancia de que estampa su huella dactilar y firma dos testigos que certifican que la persona está consciente de lo que está haciendo.

El notario también debe comprobar la identidad de los comparecientes mediante documentos oficiales (como DNI, NIE, pasaporte o equivalentes) y dejar constancia de ello en la escritura.

Finalmente, el número de folios de la escritura se debe registrar, junto con la serie del papel timbrado y la numeración. Algunos notarios detallan todos los números de los folios, mientras que otros mencionan solo el primer y último número.

En esta parte también se incluye el sello de tasas, que algunos notarios consideran parte de la matriz de la escritura y otros lo consideran por separado. Dependiendo de la práctica del notario, la firma puede hacerse antes o después de este sello.

En las matrices (o copias originales que no salen de la notaría) se suelen realizar anotaciones, conocidas como notas, que reflejan, por ejemplo, cuándo, para quién y en cuántos folios se ha expedido una copia autorizada, y si tiene carácter ejecutivo o no. Antiguamente, solo existían copias, que se numeraban según la cantidad de veces que se solicitaban. La primera copia se indicaba en el pie de copia como "Primera Copia literal de su matriz", lo cual servía para demostrar la propiedad. Esto ayudaba a evitar situaciones fraudulentas, como que un vendedor estafador pudiera sacar varias copias de la misma escritura y vender la propiedad varias veces.

Actualmente, es raro que ocurra esto, ya que la notaría siempre enviará una copia telemática al Registro, a menos que se indique expresamente lo contrario, en cuyo caso se consignará en la escritura la renuncia a dicho derecho, lo que, por supuesto, implica riesgos.

En los juicios para reclamar un derecho, como el caso de las hipotecas o la compraventa de bienes, es necesario que las copias cumplan con la formalidad de especificar en el pie de copia que han sido expedidas con eficacia ejecutiva y que no se haya expedido previamente otra copia con este carácter, ya que de lo contrario perderían fuerza como prueba ante un juez.

Además de las notas mencionadas, en la matriz se anotarán aquellas correspondientes a la presentación telemática (si la hubiera), la recepción de confirmación de llegada al registro, el número de asiento proporcionado por el Registro y la posterior nota de presentación consolidada del asiento (que generalmente tiene el mismo número, aunque a veces puede variar), así como la de la expedición de la copia autorizada. Las copias simples no requieren anotación.

Las matrices, documentos unidos, copias autorizadas, y las diligencias que se unen a las matrices se imprimen en papel timbrado. Este es un tipo de papel del estado, que antes se compraba en estancos para firmar contratos de alquiler, pero con uso exclusivo para la notaría.

• Documentos unidos: Si el documento unido es un original que no se puede fotocopiar, se debe "legalizar" mediante un sellito con la póliza que indique el mismo importe que el papel timbrado (actualmente 0.15 €).
• Nombre alternativo: En las notarías, este papel también es conocido como papel Azul, debido al color del sello que se utiliza.

Las copias simples o cédulas de notificación se imprimen en papel del Colegio Notarial, comúnmente llamado papel Rojo, ya que el sello que lleva este papel es de color rojo.

• Legitimación por fotocopia: Se fotocopia un documento y el notario certifica que la copia es fiel al original.
• Legitimación de firma: El notario presencia la firma del sujeto en un documento.

Es importante aclarar que no se pueden legitimar ciertos documentos en notaría. Por ejemplo, no se puede legitimar una firma sobre un papel que otorgue permiso a alguien para vender una casa; esto requiere un poder para vender, que es un documento notarial que debe ser otorgado directamente en la notaría.

Las legitimaciones deben realizarse sobre papel timbrado.

Si el documento no se puede fotocopiar (como en el caso de un impreso oficial para la presentación telemática de las cuentas anuales de una sociedad), el notario deberá reintegrarlo en forma, es decir, poner el sellito del timbre en el documento original.

Una vez realizada la legitimación, el notario deberá fotocopiar el documento para guardarlo en la notaría, ya que es parte de la documentación que debe permanecer archivada.