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Las notarías
Las notarías son despachos regentados por notarios que han ganado una plaza por oposición, compitiendo con otros profesionales del sector. Por tanto, son funcionarios públicos independientes del Estado, lo que significa que no reciben sueldo del gobierno, aunque deben seguir las normativas que este dicta.
Los notarios acceden a una plaza según el escalafón y la antigüedad en el cuerpo de notarios. Si un notario se jubila o decide trasladarse a otra notaría, la plaza queda vacante y se asigna a un nuevo notario, en función del orden establecido.
Notarías en sustitución
Emplazamiento y concurso notarial
Clasificación de las notarías
Firma de documentos en la notaría
Las escrituras
Las escrituras o instrumentos públicos firmados en una notaría se denominan matrices. Estas son los documentos originales que se firman en presencia del notario. El conjunto de matrices y préstamos se conoce como protocolo, y nunca abandonan la notaría, salvo en algunos casos excepcionales, como su traslado o cuando hayan transcurrido 25 años desde su firma. En este último caso, los documentos se llevan al Notario Archivero, generalmente el notario de mayor antigüedad en la plaza. Las escrituras tienen una unidad de acto, es decir, deben ser realizadas en el mismo día.
En algunos casos, como en una herencia, puede ser conveniente que los herederos firmen en momentos diferentes para evitar confrontaciones. Sin embargo, la escritura no se considera cerrada hasta que todos los comparecientes hayan firmado.
Las copias de las escrituras que se entregan a los firmantes se dividen en dos tipos:
- Copias Autorizadas: Tienen valor legal frente a organismos y autoridades.
- Copias Simples: Son testimonios informativos, utilizadas para trámites como la liquidación de impuestos o la gestión de servicios como la luz.
El precio de la escritura depende de varios factores, como el tipo de documento (compraventa, poder, acta, etc.) y los aranceles notariales aplicables. En algunos casos, el precio final puede incluir otros gastos como impuestos sobre el papel o suplidos. Algunos notarios incluyen el precio total, mientras que otros solo reflejan el coste del arancel notarial.
Partes de una escritura
Tipos de escritura
Las diligencias
Las diligencias son aclaraciones o complementos que se hacen a una escritura si no han transcurrido dos meses desde su firma. También se utilizan para añadir algún documento o información que falte en la escritura.
Por ejemplo, si falta un documento en el momento de la firma, puede ser incorporado posteriormente por medio de una diligencia, en la cual se deja constancia de lo sucedido y de cuándo se aportó lo que faltaba.
Las peticiones de nota
Para asegurarse de que el bien que se está comprando o firmando no tiene cargas, el notario realiza lo que se conoce como petición registral continuada o petición de nota.
Cuando alguien se dirige al registro para obtener información sobre un inmueble, el registro le emite una nota simple, donde se indica si, en ese momento, no hay cargas sobre el bien. Sin embargo, este tipo de consulta solo refleja el estado del inmueble en el instante en que se solicita la información. Si se realiza una nueva carga sobre el bien (como un embargo o una venta) poco después, no será visible en esa nota simple.
En el caso de las notarías, al ser una petición continuada, el Registro deja una marca en el libro de la finca. Si después se realiza alguna consulta sobre esa misma finca (por ejemplo, en otra notaría porque el cliente decide firmar en un despacho distinto o por alguna otra gestión), el Registro notificará inmediatamente al primer solicitante que pidió la nota simple continuada. De este modo, el notario o cliente podrá conocer cualquier cambio o carga que se haya añadido al inmueble hasta diez días después de haber solicitado la nota.
Por esta razón, es fundamental pedir la nota registral continuada en función de la fecha de la firma, para así estar completamente informados del estado del bien en el momento de la firma de la escritura.
Las copias
Las copias son una reproducción fiel de la matriz de la escritura y deben incluir todas sus partes: la matriz, los documentos adjuntos, las diligencias y notas, si es que estas estaban presentes en el momento de la expedición de la copia.
Tipos de copias
Después de expedir la copia: las notas
El tipo de papel a usar
Papel timbrado
Papel del Colegio Notarial (Papel Rojo)
Los protestos
Los protestos son instrumentos notariales relacionados con la falta de pago de letras de cambio, cheques o pagarés. Si no se paga a su vencimiento, el notario interviene para notificar el incumplimiento al deudor y darle un plazo para responder o pagar.
- Notificación de Protesto: El notario entrega una notificación al deudor, que se realiza en papel del Colegio Notarial (papel Rojo).
- Protocolos Independientes: Aunque en el pasado los protestos se llevaban en protocolos independientes, hoy en día es raro encontrar tal práctica. Generalmente, los protestos se realizan como una escritura dentro del protocolo normal de la notaría.
Las legitimaciones
Las legitimaciones son autentificaciones en las que el notario asegura que lo que está viendo es verdadero. Estas pueden ser de diferentes tipos, como la legitimación de firma o la legitimación por fotocopia (típica compulsas).