Guía Básica Conceptos Notaría

LAS NOTARIAS

Las notarías, son despachos regentados por los Notarios que han ganado una plaza por oposición entre otros compañeros (son funcionarios públicos independientes del Estado, ya que no cobran de él aunque tienen que atenerse a las normas que dicta) y que optan en función del escalafón y la antigüedad en el cuerpo de notarios a uno de los despachos que queden libres en ese momento, bien por jubilación del titular de la misma, bien porque el titular se haya trasladado a otra notaría que sea mas de su agrado.

Cuando sucede que la notaría se queda sin notario por alguna de las causas mencionadas anteriormente, se dice que la notaria esta en sustitución y el notario mas cercano designado por el Colegio Notarial, podrá hacerse cargo del protocolo (los originales de las escrituras llamadas matrices y originales de los préstamos) de la notaria cesante, bien para expedir segundas copias, o firmar documentos en la demarcación de esa notaria.

Cuando un notario se pone enfermo o se va de vacaciones, también acude un sustituto elegido por el notario titular para atender las firmas del despacho, normalmente suelen ser los notarios de demarcaciones vecinas.

El emplazamiento de una notaría lo decide el notario, es decir puede mudar el despacho al sitio dentro de la demarcación de esa plaza, que mas le guste.

Si el notario quiere cambiar de despacho entra en lo que se llama el concurso notarial, en el que se ponen a disposición las plazas vacantes de ese momento y pueden optar a cambiar de sitio.

Las notarías se clasifican en tres categorías en función de su importancia, territorio abarcado y población atendida, y son las notarías de tercera, segunda y primera. Las de tercera suelen ser pueblecitos pequeños y aislados geográficamente de grandes poblaciones, las de segunda suelen ser poblaciones grandes, cabezas de partido en su provincia y las de primera suelen estar en la capitales.

Las de tercera y segunda son las que suelen ocupar los notarios recién aprobados, y viene bien que ocupen de una notaría pequeña porque suelen firmar poco y les da tiempo a curtirse y hacer una toma de contacto con la práctica de lo que han estudiado, suelen contar con oficiales de dilatada experiencia en la práctica (hay veces que saben más que ellos, más por viejos que por sabios).

Aunque una notaría de segunda puede parecer poca cosa, hay algunas de ellas que sacan mejores números y beneficios que las de primera, ya que cuentan con menos competencia.

Firmar un documento público (escritura, póliza de préstamo o crédito del banco, testimonio por fotocopia o compulsa, legitimaciones... etc) se puede hacer en cualquier notaría, excepto para un par de casos muy contados en los que el notario debe ser el mas cercano al lugar objeto de la escritura, como las inmatriculaciones de inmuebles (dar de alta por primera vez en el registro una finca o inmueble, o lo que se conoce comúnmente como sacarle los papeles a la casa o al terrenillo)

Los Notarios, pueden firmar en el despacho o fuera de él (como por ejemplo en el hospital un testamento o en casa de un impedido un poder, o para realizar un acta de presencia en una reunión, un acta de fotos para testimoniar que las fotos corresponden con la realidad...), en cuyo caso se devengaran los honorarios de salida y locomoción correspondientes.

LAS ESCRITURAS

Las escrituras, o más bien los instrumentos públicos que se firman en una notaría, se denominan matrices, y son esos papeles que cuando hemos ido al notario hemos firmado en su presencia, el conjunto de matrices y préstamos se denominan protocolo y nunca salen de la notaria a no ser que se traslade a otro sitio o bien hayan transcurrido 25 años desde su firma, en cuyo caso se llevan al Notario Archivero, que suele ser el más antiguo de la plaza.

Las escrituras tienen una cosa que se llama unidad de acto, es decir todo debe hacerse en el mismo día, es posible que en una herencia por desavenencias entre los herederos interese que unos firmen a una hora y otros un poco más tarde para evitar encontronazos, no dándose por cerrada la escritura hasta que no estén las firmas de todos los comparecientes.

Las escrituras que nos llevamos a casa se llaman Copias, y éstas pueden ser Autorizadas o Simples, las primeras son las que tienen valor frente a un organismo, las segundas son meros testimonios informativos de la primera y sirven para liquidar impuestos, dar de alta la luz, etc...

LAS DILIGENCIAS

Las diligencias son aclaraciones a algún punto de la escritura si aún no han pasado dos meses desde que se firmó la misma y también se usan para complementar la misma por ejemplo si faltase algún documento se puede incorporar a la escritura posteriormente por diligencia en la que se hace constar que ha sucedido y cuando han aportado lo que faltaba.

LAS PETICIONES DE NOTA

Para asegurarse de que lo que ser compra/firma no lleva cargas, el notario hace una petición registral continuada, o petición de nota.

Cuando uno de nosotros vamos al registro para pedir información sobre un inmueble, ellos nos dan una nota simple en la que podremos ver si en ese momento no hay cargas, pero si entran una hora después no lo sabremos nunca.

En el caso de las notarías al ser una petición continuada, el Registro deja una marca en el libro de esa finca y si alguien pide información de esa finca (otra notaria por ejemplo...porque hayan encargado la escritura en un despacho y luego se quieran ir a firmar a otro, o bien entre un embargo o cualquier otra carga o lo que es peor que puedan venderla y llegue la telemática de la venta...) el Registro inmediatamente le dará comunicación al primer sujeto que pidió la nota simple continuada, y así nos enteramos de todo hasta diez días después de haberla pedido, por eso es muy importante pedirla en consonancia con la fecha de firma, para poder estar informados cuando firmemos del estado de ese bien.

LAS COPIAS

Las copias son un reflejo fiel de la matriz y deben contener todas sus partes, es decir, la matriz, los documentos unidos, las diligencias y notas si en el momento de expedir dicha copia las contuviese.

La copia autorizada debe estar signada (marca propia del notario) y sellada en todas las hojas y al final, de la misma.

También puede contener en la primera hoja la dirección y teléfonos de la notaria, nosotros le llamamos sello de publicidad.

Debe contener al final de todo un texto especial denominado “pie de copia” en el que se especifica que tipo de copia es, que notario la expide y a favor de para quien, en cuantos folios y la fecha. Pondrá su firma, el sello de seguridad (les suelen decir “galleta” porque tiene el tamaño de una galleta tipo María, y el sello estampado (el del tampón) que tiene el nombre del notario y la población.

Las copias simples, solo van selladas y no es necesario que las firme nadie, aunque en algunas notarías las imprimen en folios blancos para abaratar costes, por una directiva del Colegio Notarial, tienen la obligación de hacerlo en papel autorizado del Colegio Notarial, que aunque también va numerado no es necesario indicar dicha numeración en ninguna parte ni que sea correlativa, como si es el caso de matrices y copias autorizadas.

Existen otra serie de copias que el cliente de la notaria no se lleva y que sirven para hacer comunicaciones a diferentes organismos como las copias telemáticas, al registro por ejemplo, copias electrónicas para el Registro mercantil o para informar a la Junta de la Comunidad Autónoma o al ayuntamiento de que se ha producido una transacción con un inmueble, sociedad o valor.

También o a otros notarios que mediante la denominada red privada notarial o RENO, y mediante la firma electrónica, pueden hacer que una persona firme un poder en Málaga y un notario de Barcelona la expida para la persona beneficiaria de la copia, (que se especifica en el momento del envío) que puede ser un abogado que lleve un tema de herencias y que lo necesite para otorgar una escritura de compraventa...por ejemplo...

Las copias telemáticas se expiden para realizar las presentaciones a los Registros de la Propiedad, (antes se hacían por fax, pero solo se enviaba un resumen y en el plazo de diez días había que llevar la copia original al Registro para consolidar el asiento de presentación). Este tipo de envío telemático en el que se manda una escritura completa con sus documentos unidos, hace que en el mismo día de la firma, quede anotada y consolidada su presentación, extendiendo el plazo a dos meses y además consolida su reserva de dominio frente a terceros, hasta que se lleve el original y puedan practicar la inscripción Registral definitiva, y evitar así un posible embargo, esto es fundamental en el caso de compraventas seguidas de hipotecas, ya que tiene preferencia la carga que se inscriba primero.

Desde la notaría si llevan trámites de gestión y el notario esta dado de alta en los distintos organismos se puede tramitar todo el expediente electrónicamente hasta su inscripción definitiva, y expedir la copia con la diligencia de la inscripción definitiva del Registro sin que la escritura haya salido del despacho.

COPIAS COMPLETAS O PARCIALES

Las copias pueden ser completas o parciales, imaginemos un vendedor dueño de un piso con garaje y trastero y que lo vende a personas distintas en una única escritura y a la vez, el del piso no le interesa tener en su escritura nada relativo al trastero y garaje y viceversa, no sea que en Catastro o Registro se líen y se lo anoten en común a los dos por ejemplo....

DESPUES DE EXPEDIR LA COPIA LAS NOTAS

En las matrices (u originales que se firman y que no salen de la notaria) se suelen hacer varias anotaciones que se llaman notas, y que reflejan por ejemplo cuando, para quien y en cuantos folios y que números de folios se ha expedido una copia autorizada, y si ésta tiene carácter ejecutivo o no.. antes solo existían copias... y se numeraban en función de las veces que se pedían, así la primera vez en el pie de copia se ponía que se expedía Primera Copia literal de su matriz, esto servía para indicar la fuerza con que podías demostrar tu propiedad, ya que en principio cuando se compra algo, el vendedor debería entregar la escritura vieja al comprador, y si el vendedor fuese un estafador, podría haber sacado otra copia y en una notaría vecina a continuación vender de nuevo la propiedad... ante casos como estos, a la hora de un juicio por demostrar quién es el dueño, el que tuviese la primera copia tendría más puntos a su favor para demostrar el dominio de la propiedad.

Ahora es difícil que suceda esto, ya que la notaria siempre enviara una copia telemática al registro, excepto que se pida expresamente que no se haga, en cuyo caso se consignará en la escritura que se renuncia a tal derecho a fin de salvaguardar la responsabilidad del notario. (ni que decir cabe lo peligroso que es esto..)

Ahora para ir a juicio a reclamar un derecho bien de pago, como es el caso de las hipotecas, bien de dominio como son las compraventas, es necesario que las copias cumplan con la formalidad de especificar en el pie de copia que se han expedido con Eficacia Ejecutiva, y que no se haya expedido otra anteriormente con tal carácter, ya que perderían fuerza como prueba ante un juez.

Retomando el tema de las notas, se pondrán al final de la matriz, las de la presentación telemática si la hubiese, la de la recepción de confirmación de llegada al registro anotando el diario y el número de asiento que nos facilite el Registro, y la posterior nota de presentación consolidada del asiento (dan un numero provisional que luego confirman, normalmente es el mismo, pero hay veces que el definitivo difiere del provisional) y como no, la de la expedición de la copia autorizada, las copias simples no se anotan.

EL TIPO DE PAPEL A USAR

Las matrices, documentos unidos y copias autorizadas, también las diligencias que se unen a las matrices, se imprimen en papel timbrado, para que nos entendamos es papel del estado como el que se compraba antes en los estancos para firmar un contrato de alquiler, pero de uso exclusivo notarial. Los documentos unidos deben fotocopiarse en este papel o bien si el documento unido es un original que no se puede fotocopiar, la forma de “legalizarlo” para que hacienda no nos multe es reintegrarlo en forma, que es ponerle al folio un sellito con la póliza del mismo importe que el del papel timbrado que actualmente es de 0.15 €, al papel timbrado también se les llama en las notarías como papel Azul, ya que el sello es de ese color.

Las copias simples o cédulas de notificación se imprimen en papel del Colegio Notarial, o papel de copia simple, comúnmente conocido por papel Rojo, ya que el sello que tiene este papel es de ese color.

LOS PROTESTOS

Existen además de las escrituras y las pólizas o préstamos, otro grupo de instrumentos públicos llamados Protestos (se podía llevar en un protocolo (o colección de originales) independiente).

Los protestos tienen que ver con las letras de cambio, cheques o pagarés que no se pagan a su vencimiento, y para poder ir al juzgado para intentar el cobro, primero había que pasar por el notario para que notificase el incumplimiento del pago al deudor y darle un plazo para contestar o pagar.

El notario tenía que ir a entregar una notificación (que se hace en papel del Colegio Notarial, o papel Rojo. Es raro encontrar protocolos independientes de este tipo de instrumentos, ya que en la actualidad se firman pocas letras de cambio y además al poder hacerse como una escritura del protocolo normal, casi nadie lo hace independiente.

PARTES DE UNA ESCRITURA

La escritura se divide en Cabecera, comparecencia, exposición, estipulaciones y otorgamiento.

Cabecera es donde se especifica el título de la escritura, el número del protocolo, el lugar del otorgamiento y la fecha.

Comparecencia, es donde se detallan los nombres de las personas que comparecen en el acto de la escritura, donde constan sus datos y si comparecen por sí mismos o en representación de otros, en cuyo caso se detallara en virtud de que poder, mandato, etc representan al no compareciente.

La exposición es donde se describe el objeto de la escritura, con la mención al registro de la propiedad, (aquí hay que especificar el titulo por el que se es tenido por dueño y el número de finca registral, tomo y número, las cargas que soporta o que está libre de ellas) y quien o quienes son dueños de el y en que proporciones, aquí es donde vemos si es dueño en pleno dominio, usufructo o nuda propiedad, un bien se compone de dos partes que son el usufructo o derecho a usarlo y nuda propiedad que es el derecho a transmitirlo, cuando una persona disfruta de las dos partes se habla de pleno dominio de la cosa.

Un usufructo por ejemplo es lo que hereda una viuda en mayor o menor porcentaje que variara en función de su edad y con respecto de los bienes privativos del consorte fallecido (que le pertenecen solo a esa persona).

Y la parte restante, que sería la nuda propiedad, la tendrían los demás herederos legítimos (ascendientes o descendientes) en función de cómo se disponga la herencia.

En las estipulaciones que también se pueden llamar otorgamientos o acuerdan... se define quien transmite y quien adquiere, y en qué forma lo hacen, el valor, como se va a efectuar los medios de pago (previos si se hizo una reserva por ejemplo, en la notaria el día de la firma por ejemplo mediante un cheque bancario, o posteriores si hay por ejemplo una cláusula de condición resolutoria), si hay o no IVA (por ejemplo, cuando hay un venta de un piso de primera transmisión, es decir un promotor vende por primera vez una vivienda de un bloque donde antes había una casa...), si tiene retención de parte del precio por ejemplo para cancelar una carga o si el que firma es un no residente, o porque se hayan ido haciendo pagos a la promotora... como se pagaran los gastos, de la escritura, hay varios tipos, como gastos comprador (todo lo paga el comprador), vendedor (todo lo paga el vendedor, se puede pactar que también la plusvalía municipal se haga cargo de pagarla el comprador...), por Ley (en este tipo de reparto el vendedor paga el arancel y el comprador las copias), por costumbre (eso solo lo saben los del lugar...) ...por mitad (a 50% cada uno), a porcentaje...(en las herencias es frecuente que se pidan la factura en función del porcentaje heredado). El otorgamiento es el final de la escritura, aquí es donde el notario hace las advertencias legales de carácter fiscal, o de otras índoles y se reseña que los comparecientes prestan su consentimiento a la firma de la escritura. (si hubiese alguna persona que no supiese firmar se hace constar que estampara la huella del dedo índice y firmaran además dos testigos diciendo que dicha persona lo hace así y que es consciente de lo que está haciendo). Y esta explicación se pone aquí en el otorgamiento.

Siempre hay que firmar delante del notario y éste debe comprobar nuestra identidad mediante algún documento público con foto habilitado al efecto. En España, sirve el DNI, y sus equivalentes, como carta de identidad y NIE si este lleva la foto, también el pasaporte. Pero no sirven por ejemplo los carnets de conducir o documentos de identificación extranjeros distintos del pasaporte, si bien a efectos aclaratorios si puede hacerse mención a ellos y sus numeraciones en la escritura, normalmente en la comparecencia.

También se reseñan el número de folios en la que ha quedado impresa o extendida la escritura, ha de incluir la serie del papel timbrado y la numeración, explicada de forma que se sepan exactamente cuáles son los números de folios que comprende la matriz, hay quien hace reseña al primer o último número y los tantos anteriores/posteriores y quien dice el presente y los x anteriores/posteriores y también quien reseña todos los números.

Por ultimo tenemos el sello de tasas (aquí algunos notarios lo consideran parte de la matriz y otros no, por eso unos firman antes del sello de arancel y otros después, porque su firma pone fin a lo que se llama matriz...)

Aquí se reflejan las bases del otorgamiento si lo tuviese, los aranceles aplicables (son unos epígrafes que en función de lo que se esté firmando, compraventa, acta, poderes... varían) y por último el precio de la escritura, aquí también hay disparidad de opiniones ya que hay quien considera que hay que poner el precio total, y otros solo lo que se cobra por arancel notarial, excluidos los gastos como por ejemplo las peticiones de nota o los suplidos, (que son los impuestos del papel y todo aquello que ya lleve incluido el impuesto que le corresponda).

TIPOS DE ESCRITURA

Las escrituras se dividen en “con cuantía” y “sin cuantía” es decir con cuantía serán aquellas en las que especifiquemos un precio dentro de la escritura, como una compraventa, hipoteca, etc, y sin cuantía, serán los poderes, un acta de fotos, un testamento... Dentro del protocolo existen las Actas... que algunos notarios no las consideran como escrituras propiamente dichas por lo que en los títulos no se podrá poner Escritura de Acta de Fotos, por ejemplo....sino solo poner Acta de fotos...

Las Actas, normalmente llevan aparejadas diligencias posteriores, el requirente (el que le hace el encargo al notario) firma la matriz y luego el notario hace lo que se le haya requerido por lo que luego tendrá que redactar la correspondiente diligencia, por ejemplo en un Acta de Fotos, o bien le llevan al notario las fotos con antelación o se hacen en su presencia y luego el notario redacta una diligencia diciendo que las fotos son un reflejo de la realidad que el ha visto (hay algunos notarios que prefieren que las fotos se hagan en su presencia y procuran poner su brazo señalando el punto en cuestión si es posible).

Hay Actas de requerimiento a otra persona, que se puede hacer bien mediante la entrega de una cedula de notificación en mano, o bien mediante servicio postal, a través de una “carta por conducto notarial” lo que genera distintas diligencias contando lo que se va haciendo, fotocopiando y anexando por ejemplo el certificado de correos. Se suele dar un plazo de contestación y relatar en una diligencia si el sujeto requerido se ha presentado haciendo alegaciones o si ha transcurrido el plazo sin que nadie se haya pronunciado al respecto.

La minutación (para calcular la factura) de las escrituras, dependerá de si el documento es de cuantía o no, de si lleva salidas fuera del despacho en horas ordinarias (18 € la hora) o extraordinaria (24 € la hora y son las que se realizan fuera del horario laboral o en fin de semana).

También hay unos aranceles fijos para determinado tipo de escrituras como por ejemplo los poderes para pleitos, las compraventas de vpo, etc.

Existe una escala para los documentos de cuantía, por lo que en función del precio el arancel será mas o menos alto.

También existen reducciones a estos aranceles en función de determinadas leyes, pero eligiendo el concepto adecuado en Notin, por fortuna no tendremos que preocuparnos mas que de poner los folios que comprende la matriz, número de copias, salidas y diligencias si proceden, los suplidos si los hubiera y pulsar en el botón de la calculadora, el programa se encarga de tener en cuenta la forma de minutar y si hay reducciones de aplicarlas.

POLIZAS Las pólizas, son esos préstamos, créditos, pignoraciones, leasings, en los que los bancos prestan dinero que te ingresan en la cuenta contra un interés fijo o variable, como es el caso de los préstamos o ponen una cantidad de dinero disponible en el banco para su uso, pero que no te meten en la cuenta y del que solo pagas por lo dispuesto en cada momento.

Los leasings son algo especial, afecta normalmente a maquinaria o bienes de equipo de una empresa. Básicamente consiste en que tu eliges un producto que lo compra una financiera, dicha financiera te hace un plan de pagos de alquiler mensual por un plazo de tiempo que cubre su riesgo sobre el precio que ha pagado por el producto, cuando finaliza el plazo, se tiene la opción de comprar por el valor residual o depreciado la maquinaria, o bien si ya no nos interesa, que la financiera se lo lleve y la venda por su cuenta.

Los préstamos o créditos pueden llevar fiadores, que se encargan de asegurar el pago si no lo hace el deudor.

En función del concepto, importe, fiadores, copias y su tipo y si se firma todo en la misma notaria, se calcula el importe. (puede darse el caso que firmen los deudores en una población y los fiadores en otra notaria de una población distinta, a esto se le suele llamar póliza desdoblada).

De las pólizas las copias que se expiden se llaman Testimonios o Traslados y ambas tienen los mismos efectos que nuestras copias autorizadas o simples, solo que en pólizas se llama distinto.

LEGITIMACIONES

Las legitimaciones son autenticaciones, es decir el Notario dice que lo que está viendo es verdad puede ser una legitimación por fotocopia (las típicas compulsas) una legitimación de firma (el sujeto firma en presencia del notario) lo que no se pueden hacer son legitimaciones sobre documentos que se puedan hacer en una notaría, por ejemplo no se puede legitimar una firma sobre un papel que diga que le das permiso a fulanito para vender una casa, porque eso hay que hacerlo en un documento notarial que se llama poder para vender..

Las legitimaciones, deben fotocopiarse sobre papel timbrado, y se imprimirá sobre ella una diligencia en el que se hará constar que tipo de legitimación es, para quien se expide, la fecha y el número de asiento del libro indicador. A continuación llevara el sello del notario, el sello de seguridad, una póliza que suministra el Colegio Notarial y el notario firmará encima o pillando parte de los sellos, si fuese un documento sobre el que no se pudiese hacer una fotocopia (legitimación de firma sobre un impreso oficial por ejemplo para la presentación telemática de las cuentas anuales de las sociedades) entonces habrá que reintegrarlo en forma, es decir pegarle el sellito del timbre del papel timbrado. Por ultimo una vez que se ha firmado por el notario, hay que hacerle una fotocopia y guardarla, ya que es parte de la documentación que se debe guardar en la notaría.