El objetivo que nos marcamos es crear un espacio digital amigable en la red de intercomunicación entre el oficial que realiza la escritura y los partícipes, espacio al que se acceda de forma cómoda desde cualquier dispositivo electrónico. Esta plataforma contiene una imagen virtual del asunto de trabajo donde el cliente puede participar añadiendo documentación, cotejando información, visualizando el documento y comunicándose con el oficial hasta que todos los interlocutores validen la operación y se proceda a agendarla.
La Notaría Virtual pretende ser un vehículo de comunicación directo entre oficial y el cliente. Es un espacio generado por NOTIN sin intervención humana alguna y que se activa con un simple clic que envía un enlace WEB por cualquier medio (email, SMS, WhatsApp,..) al invitado.
Los clientes accederán al enlace, tras previa verificación de identidad, a un espacio privado virtual que alberga el proyecto de su operación, y donde cada uno de los clientes:
- Dispondrá de un repositorio donde aportar la documentación solicitada por el oficial.
- Podrá validar cualquier tipo de documentación, datos personales o de fincas.
- Introducirá, modificará o confirmará la información puntual que se le requiera.
- Podrá firmar digitalmente documentación adicional (hoja de encargo, LOPD, etc.).
- Visualizará la última versión del documento redactado por el oficial.
- Se comunicará con un chat con el oficial, notario o el resto de los partícipes de la operación.
- Conocerá la carga de agenda de la notaría para elegir la fecha de la firma.
En operaciones de cierta complejidad, donde varias partes deben de dar su visto bueno a cualquier modificación que se realice en el documento, el control de cambios permite tanto conocer los cambios puntuales que se han realizado y su autor. También resultan útiles los semáforos de validación, para que cada interviniente, además del oficial o notario, pueda confirmar individualmente su visto bueno a la operación antes de agendarla definitivamente.
La Notaría Virtual es una herramienta básica de comunicación para el oficial en operaciones presenciales porque le permite comunicar desde cualquier emplazamiento a los intervinientes un recordatorio de la fecha y hora de la firma, o enviarles media hora antes de la firma un mensaje al móvil para que puedan repasar el borrador vivo del documento para que vayan informado o planteen cualquier duda antes de su autorización.
Pero es en las firmas AVID donde se convierte en un elemento imprescindible para la preparación del documento, porque evita cualquier desplazamiento de los partícipes a la notaría, que no andarán deseosos de desplazarse para prepararlo si no lo harán para el propio acto. El Portal Notarial del Ciudadano permite adjuntar la documentación auxiliar necesaria en el momento de la autorización AVID, pero no es su objetivo elaborar el expediente desde el principio, sino que su función se centra únicamente en aportar toda la documentación necesaria para completar información en el momento de la firma.
La Notaría Virtual, es un proyecto tecnológico subvencionado por el Kit Digital que mantiene abierto el espacio de trabajo necesario entre la notaría y los intervinientes para elaborar el documento con las suficientes garantías para la nueva realidad digital notarial que se aproxima.
Kit Digital