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¿Cómo ha ido el Protocolo Electrónico en el último cuatrimestre de 2023?
La buena noticia es que hemos sido de los que mejor han cumplido con los requerimientos exigidos y todos nuestros clientes han comenzado a subir el protocolo electrónico a SIGNO desde el primer día.
Existen todavía algunas incidencias puntuales en la subida de documentación que las casas de informática y SIGNO no hemos sido capaces de coordinar, pero estarán resueltas antes de que acabe el año. ANCERT tendrá solucionado en breve la recepción de ficheros DOCX con una alta cantidad de imágenes que ahora es necesario realizar a mano en la plataforma de SIGNO.
Se trata de un proyecto técnico muy ambicioso, y en el ROADMAP del CGN el objetivo para 2023 sería únicamente el de comenzar a recepcionar protocolos electrónicos en el repositorio notarial evitando el colapso, y podemos decir, que se ha conseguido exitosamente. Es cierto que ha existido una alta permisividad sobre envío de matrices y copias electrónicas, y más aún sobre diligencias y notas. Pasará algún tiempo hasta que todas las notarías completen la subida de los protocolos iniciales de este año, pero está aceptado por ANCERT.
Panel Protocolo Electrónico - 21/11/2023 ANCERT ha acabado haciendo la vista gorda para ahorrar tiempo de los copistas, permitiendoles copiara íntegramente en bloque las diligencias al final del documento matriz, evitando la subida posterior de la información estructurada. Eso sí, una vez se alcance la velocidad de crucero en las notarías, creemos que SIGNO no aceptará las matrices con información tras el “doy fe” por no ser acorde a la definición básica del sistema.
Cerramos este año 2023, dando la enhorabuena al equipo técnico de ANCERT por haber conseguido su objetivo y en especial a nuestros clientes por el esfuerzo de cumplir con las herramientas básicas de las que han dispuesto. En 2024, desde el PANEL de protocolo electrónico será posible comprobar en muy poco tiempo, los protocolos introducidos con una visión esquemática en árbol, para borrar aquellas notas de expedición que están duplicadas o añadir cualquier diligencia que se no se haya enviado previamente para que el protocolo electrónico quede perfecto.
¿Qué se espera del Protocolo Electrónico en el año 2024?
Realmente, hasta 2024 todo podría considerarse una simple prueba. A partir de aquí, una vez ya sincronizadas las notarías con SIGNO, aumentará la exigencia cada vez más sobre la calidad de la información subida, plazos para su envío y comenzarán los análisis para comprobar la exactitud de la matriz electrónica.
A nivel operativo, los usuarios ya conocen el sistema básico de subida de información a SIGNO, son capaces de realizar paso a paso los procesos y podemos entrar en una fase de automatización más avanzada donde simplemente tendrán que validar propuestas.
Se han desarrollado nuevas y potentes herramientas que integrarán definitivamente el Protocolo Electrónico:
- Creamos un único formulario de trabajo que nos mostrará notas y diligencias ordenadas cronológicamente para tener una visión completa que además muestra el texto que contiene cada anotación.
- Ya no es necesario añadir las diligencias una a una. Ahora, una vez el copista reciba el documento del protocolo, independientemente de cómo se haya realizado, seleccionará un modelo de patrones (compraventa, acta de requerimiento, matrimonio, etc.) que generará todas las diligencias que vamos a necesitar preparadas para ser fechadas y desarrolladas con un simple clic cuando lo deseemos.
- Todas las diligencias y notas se imprimirán cómodamente de una tacada sobre la matriz en el CIERRE del protocolo. La diligencia de reflejo irá incluida porque el sistema se encargará de recogerla de SIGNO y añadirla cronológicamente con el resto de las diligencias. Por tanto, no es necesario realizar impresiones individuales de notas y diligencias. Disponemos además de varios métodos de impresión sobre la matriz, donde el sistema MEK es el que más aprovecha el espacio libre en la matriz física. Tras la impresión, el sistema se encargará de subir la información a SIGNO sin más intervención nuestra.
Novedades en Diligencias y Notas - 30/11/2023
- Los procesos de sincronización con SIGNO se producirán en “tiempo 0”. Ya no será necesario esperar a que se realicen las subidas a SIGNO, ni estaremos sujetos a la velocidad de ejecución de la pasarela, al volumen de transacciones que se producen a última hora de la mañana o a las desconexiones fortuitas que puedan producirse. Con únicamente clicar una orden, quedamos liberados para seguir trabajando en lo que deseemos y el sistema el BATCHER se encargará de ejecutar nuestra tantas veces como haga falta hasta su exitosa ejecución.
- Gracias al empuje recibido este último año desde el KIT DIGITAL, hemos conseguido desarrollar un sistema de recepción de entradas de Registros, Ayuntamiento o Catastro, generando automáticamente la diligencia correspondiente con la fecha de recepción, con la imagen recibida como documento unido y añadiendo el gasto arancelario asociado si no se realizado la factura previa.
Kit Digital
- Creamos la figura del RESPONSABLE de protocolo electrónico, cuya función es la de verificar que toda la información subida al protocolo electrónico por el equipo de copias es correcta. La verificación de un protocolo se realiza en apenas unos segundos mediante la visualización del protocolo en formato de árbol cronológico con los procesos y el texto enviado. Consideramos que imprescindible realizar esta esta última verificación y con la herramienta de PANEL resulta realmente cómoda.
La normalización de la información permite una integración total con NOTIN, donde el envío es inmediato, el sistema recogerá las alteraciones de nuestro protocolo en SIGNO y el RESPONSABLE contará con ayuda para la verificación de la sincronización. Cumplir con el nuevo requerimiento no supondrá un gran esfuerzo para el despacho con los sistemas que hemos desarrollado.
Digitalización Notarial (Ley 11/2023)