2024 será el verdadero año de la digitalización notarial. El protocolo electrónico quedará consolidado en los primeros meses del año y las firmas AVID serán las protagonistas por su incorporación a la operativa normal de la notaría.
Se ha dado la salida a una carrera digital en el sector notarial y a la descentralización de los servicios ofrecidos por las notarías a los ciudadanos. El escenario irá evolucionando poco a poco, sin apenas darnos cuenta, pero requerirá de nuevas herramientas más adaptadas al nuevo trabajo digital si deseamos seguir siendo eficientes porque las operativas serán las misma en su base, pero muy distintas en su ejecución.
En NOTIN salimos de la posición de salida más avanzada por el trabajo realizado estos últimos años, la estructura SERVER CORE y el uso de microservicios que están ya implantados en nuestros despachos, hace que dispongamos de todas las piezas necesarias para elaborar el proyecto notarial digital de más envergadura del mercado.
Integración con el protocolo electrónico
Durante los primeros meses del año, continuaremos con el desarrollo de nuestras herramientas de integración para que NOTIN se conecte de forma completamente desatendida, cada tres horas, a los sistemas de SIGNO y proceda a la descarga de toda la información que afecte a nuestros protocolos o suba desde nuestros equipos aquella que el copista ha marcado como definitiva.
Una rápida y sencilla validación visual cada quincena, por parte del responsable de protocolo electrónico, servirá para confirmar se ha subido correctamente la información. El trabajo de los copistas será más organizado, cómodo y rápido que el anterior a la entrada de la ley 11/23, por el uso de los nuevos patrones como modelos para las diligencias y las propuestas directas de los desencadenantes.
Integración NOTIN y Protocolo Electrónico Firma AVID
Nuestro estudio de la Autorización por Videoconferencia nos ha permitido constatar la mejora de servicio que le supone al otorgante evitar la visita presencial a la notaría. Es una forma de trabajo muy distinta a la actual, donde se premiará la agilidad y versatilidad de la respuesta en las notarías en un sector que pasará a ser más competitivo de lo que es actualmente por la ampliación del ámbito geográfico.
Este año irá creciendo el número de clientes de la notaría que solicitarán este modelo de intervención porque realmente supone un gran adelanto para partícipes asiduos por su ahorro de tiempo. Es un proceso que se realiza completamente en el Portal Notarial del Ciudadano (PNC), pero aunque prestaremos el apoyo técnico necesario y formativo 
La Autorización por Videoconferencia (AVID) una realidad Notaría Virtual
Es nuestro proyecto más ambicioso y digitalizará, en muchas ocasiones, el trabajo del oficial, al enmarcar su relación con los partícipes dentro de una plataforma electrónica donde podrá enviar mensajes, compartir documentación anexa y colaborar en comprobación de datos personales, como si de un juego se tratara.
En un reciente estudio de una entidad financiera, quedó patente la buena colaboración de los clientes cuando se les solicitaba información desde un plataforma digital, frente a las reticencias tradicionales para el envío de un simple correo electrónico con documentación adjunta.
Notaría Virtual Kit Digital
Seguiremos recibiendo durante este último año ayudas del Gobierno de España para una potente y estable digitalización de las notarías mediante servicios web, gestión de tableros kanban y accesos online para los clientes de la notaría. La solicitud del Kit Digital por parte de la notaría conlleva la instalación o mejora de los servicios que se deseen sin coste adicional.
Kit Digital Minutación Especializada
Se han introducido demasiadas nuevas variables en la ecuación de la minuta y ahora hay que estar ojo avizor en cada escritura. La notaría podrá asociar gastos arancelarios a conceptos concretos, NOTIN también los propondrá a través de los desencadenantes para que el usuario los acepte y creamos un formulario general de minutación donde se visualiza cualquier información que pueda influir en la minuta.
Por otro lado, no queda más remedio que personalizar la minutación para cada tipo de cliente. El sistema nos propondrá mantener una minuta fija para clientes “especiales” que nos eviten sobresaltos y nos permitan ser flexibles.
El arte de la minutación