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Nueva ley de facturación electrónica - Una buena noticia para las notarías
La nueva Ley de Facturación Electrónica, que entrará en vigor en enero de 2026, traerá consigo un cambio significativo en la forma de gestionar la facturación en las notarías. Este cambio afectará tanto a la emisión de facturas como a su validación y seguimiento, mediante la introducción de VERIFACTU, una plataforma fiscal que garantizará la transparencia y seguridad en la emisión de documentos contables.
A continuación, se explica en detalle qué implica esta normativa y cómo se adaptarán nuestros sistemas para garantizar un cumplimiento ágil y eficiente.
¿Qué cambia con la Ley de Facturación Electrónica?
- Facturación enlazada mediante HASH
- Subida automática a VERIFACTU
- Criterio de devengo incompatible
Cada factura estará vinculada de forma inseparable con la anterior y la posterior, utilizando un sistema de seguridad tipo blockchain. Esto elimina la posibilidad de modificar o alterar facturas ya emitidas.
Al crear una factura definitiva, esta se subirá automáticamente a la plataforma fiscal VERIFACTU, generando un código único de seguridad. Dicho código será visible en un sello QR que aparecerá en la factura física, permitiendo al cliente comprobar su validez al instante.
La secuencialidad de las facturas imposibilita el uso del criterio de devengo, ya que este método no garantiza el orden necesario para la validación fiscal. Será necesario adoptar el criterio de caja, complementándolo con el uso de facturas proforma, que posteriormente se convertirán en definitivas.
Implicaciones prácticas para la notaría
- Secuencialidad estricta
- Validación inmediata
- Facturación proforma
- Nunca se usarán facturas proformas
- Al imprimir o enviar la factura
Si una factura no es emitida, las siguientes no podrán validarse. Por ejemplo, no se podrá imprimir la factura del protocolo 5 (un poder) si la del protocolo 4 (una herencia) está pendiente de elaboración.
Una vez se emita una factura definitiva, esta debe subirse automáticamente a VERIFACTU. Sin dicha subida, la factura carecerá de validez legal.
Las facturas que requieran de un tiempo adicional, si se desea, podrán emitirse inicialmente como proformas. Estas pasarán a ser definitivas cuando el notario lo decida, garantizando flexibilidad en su gestión.
Se realizarán siempre facturas definitivas correlativas, según se vayan creando y no coincidirán siempre con el orden de los protocolos.
La factura proforma se convierte en definitiva al momento.
¿Cómo adaptaremos su notaría a la nueva normativa?
Para que el impacto de esta ley sea mínimo, se ha diseñado un plan de implementación dividido en tres fases.
1. Primer semestre de 2025: Activación del criterio de caja
Durante este periodo, se desactivará el criterio de devengo en su sistema de facturación y se activará el criterio de caja. Todas las facturas emitidas tras esta activación serán gestionadas como proformas, permitiendo a su equipo adaptarse a esta nueva metodología.
Aspectos clave:
- Las facturas anteriores al cambio deberán estar cerradas antes de presentar el modelo 303 de IVA del trimestre correspondiente.
- NOTIN le avisará de cualquier incoherencia en la numeración durante este proceso.
2. Segundo semestre de 2025: Pruebas con VERIFACTU
Se implantará un entorno de simulación en el que las facturas definitivas se subirán a VERIFACTU en modo de prueba. Esto permitirá a su equipo familiarizarse con el sistema sin las implicaciones fiscales de un entorno real.
3. Enero de 2026: Cumplimiento total
Desde esta fecha, todas las facturas definitivas se subirán automáticamente a VERIFACTU. El sistema estará completamente automatizado, garantizando que su notaría cumple con la ley desde el primer día.
Ventajas de la nueva normativa para su notaría
Aunque este cambio puede parecer complejo, ofrece importantes beneficios fiscales y operativos:
- Mayor flexibilidad en la gestión fiscal
- No se adelantarán impuestos de facturas no cobradas.
- Será más sencillo justificar la ausencia de facturación por servicios no prestados o no cobrados.
- Eliminación de multas por devengo
- Revisión previa de facturas
- Seguridad y transparencia
- Posibilidad de acogernos al "criterio de caja en IVA" si facturamos menos de 2.000.000 €
Hacienda ya no podrá sancionar por no aplicar el criterio de devengo, ya que, este será incompatible con la nueva normativa.
El uso de proformas permite revisar documentos antes de convertirlos en definitivos, reduciendo errores y evitando rectificaciones posteriores.
La vinculación HASH garantiza la integridad de las facturas, reduciendo el riesgo de manipulaciones.
AHORA SÍ se puede acoger el famoso CRITERIO DE CAJA fiscal, donde se ingresará el IVA repercutido cuando sea COBRADO A LOS CLIENTES, aunque no se podrá desgravar el IVA soportado hasta que se abone a los proveedores. Es una medida más de apoyo legal a la nueva fiscalidad.
Opciones de facturación con el criterio de caja
Con el nuevo sistema, será el notario quien decida cuándo convertir una proforma en una factura definitiva. Las opciones más comunes son:
- Al imprimir o enviar la factura
- Al recibir el abono
La factura se convierte en definitiva al momento de entregarla al cliente, ya sea en mano o por correo electrónico.
La proforma actúa como documento previo y solo se convierte en definitiva cuando el cliente realiza el pago. Esta opción permite un mejor control del flujo fiscal, retrasando la liquidación de impuestos hasta el cobro efectivo.
Nuestra experiencia: TicketBAI en el País Vasco
Desde hace años, gestionamos con éxito el sistema TicketBAI en el País Vasco, un modelo muy similar a VERIFACTU. Gracias a esta experiencia, podemos garantizarle que el trabajo en su notaría será tan eficiente como hasta ahora, siempre que se respeten las pautas del nuevo sistema.
¿Qué debe hacer ahora?
- Activación anticipada
- Unificación de series
Comience a trabajar de ya con el criterio de caja y podrá disfrutar de sus ventajas fiscales, además de mejorar la experiencia de su equipo para abarcar el nuevo desafío de gestionar VERIFACTU. El sistema está preparado para que podamos simultanear DEVENGO antes del día de activación y CAJA, el resto del año sin incidencias. Si comienza un día cualquiera dispondremos de más medios para atenderle mejor que si comienza a principios de mes.
Solicítelo el día que desee iniciar el sistema de CAJA mediante un simple NEMO y le asignaremos un responsable que le pueda atender como se merece.
Si desea trabajar con una única serie de facturación (“Serie A”), esta modificación debe realizarse el primer día del año fiscal.