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Para tramitar una escritura en Notin, primero se debe buscar la ficha del protocolo correspondiente.
Dentro de esa ficha, hay que hacer clic en el botón “Trámite” para abrir la pantalla de trabajo.
A continuación, aparece una ventana que pregunta si se desea tramitar la escritura. Se debe marcar “Sí” para continuar.
Después, se muestra una nueva ventana en la que se podrán realizar las siguientes acciones:
- Añadir los conceptos que conlleva el trámite, como por ejemplo: liquidación en Hacienda, gastos de correo, honorarios notariales, etc.
- Indicar los importes correspondientes a los conceptos añadidos.
- Generar un impreso tipo “Presupuesto” para entregar al cliente, con el detalle de cada trámite y el total que debe abonar.
- Emitir una factura de la serie “T” (Tramitación) si la gestión no se incluye dentro de la factura general de honorarios notariales.
Gestión del trámite
Una vez impreso el documento de tipo “Presupuesto”, se puede continuar trabajando en la ventana de trámite:
- Columna “Fecha de Entrada”: se indica la fecha en la que se recibe el dinero para realizar el trámite.
- Columna “Fecha de Salida”: se anota la fecha en la que se efectúa el trámite.
- Columna “Fecha Contable”: se introduce la fecha en la que se realiza el pago correspondiente.
Si es necesario modificar algún importe en la columna “Total”, el sistema actualizará automáticamente el cuadro “A favor del cliente” (situado en la parte inferior derecha de la pantalla).
Este cuadro mostrará si el cliente debe aportar más dinero (importe negativo) o si se le debe devolver una cantidad al finalizar la tramitación.
Cuando se añade un trámite del tipo “H” (Hacienda), el sistema detecta si han pasado 20 días naturales desde la fecha de la escritura sin que se haya introducido una Fecha de Salida. En ese caso, la escritura se marcará en estado de multa.
Escrituras en estado “Multa”
Para consultar las escrituras en este estado:
- En la ventana principal de Notin, acceder a “Personalizar” → “Estado Registral”.
- En la ventana que se abre, desplegar el filtro y seleccionar “Escrituras en Multa”.
De esta forma, se podrán visualizar las escrituras próximas a vencer el plazo de liquidación de impuestos.
Otras funciones de la ventana de “Trámite”
Desde esta ventana también es posible:
- Seleccionar el estado actual del trámite para facilitar su seguimiento.
- Relacionar un cliente fijo dentro del trámite.
- Adjuntar archivos digitales como parte del expediente, por ejemplo, el presupuesto firmado por el cliente como aceptación del servicio.
Trámites individuales
Cada trámite es individual, por lo que, si se debe tramitar una escritura para varias personas, se deben crear una hoja de trámite por persona.
Pasos a seguir:
- Crear tantas hojas de trámite como sea necesario.
- Navegar entre las fichas con las flechas de avance o retroceso.
- Usar el desplegable para acceder rápidamente a la ficha deseada.
Al crear una nueva ficha, esta aparecerá vacía y deberá completarse con la información correspondiente, seleccionando además a la persona titular del trámite desde el desplegable disponible.
Cada hoja de trámite cuenta con su propio apartado de facturación.
Si se generan facturas de la serie “T”, cada persona deberá tener su factura individual de tramitación.
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