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Numeración
Cuando se aplicaba el sistema de devengo en facturación, el número de la factura coincidía con el número y la fecha del protocolo (serie "A"), mientras que otras facturas se asignaban a la serie "B", con numeración correlativa según la fecha de su emisión.
En el sistema de Caja, las facturas se numeran de forma correlativa según la fecha de emisión y no coinciden con el número de protocolo, asiento de póliza o libro indicador.
Ventajas del sistema de Caja
- Al ser secuenciales en número y fecha y no reservarse números, se evita la posibilidad de que existan huecos en la numeración.
- Permite dejar escrituras "sin facturar" hasta la finalización del trámite, como ocurre con las Actas de declaración, Notificaciones o cualquier escritura tramitada en la notaría que se prefiera facturar al final.
Ventajas del sistema de Caja
- No se generan huecos de facturación.
- Se permite dejar escrituras “sin facturar” hasta la finalización del trámite, como ocurre con las actas de declaración, notificaciones o cualquier escritura tramitada, o simplemente facturar en el momento que se desee.
- A partir del año 2026 será obligatorio el uso del sistema de caja, sin posibilidad de optar por otro.
Uso de Proformas
Beneficios de las Proformas
Una proforma es simplemente un albarán que se entrega al cliente indicando al cliente el coste de los servicios.
El uso de proformas en escrituras con varias facturas permite tratar a cada cliente de forma individualizada.
Además, las proformas bloquean la minutación de la escritura, impidiendo modificaciones en folios, gastos u otros conceptos sin ser previamente eliminadas, lo cual funciona como mecanismo de control.
Si el cliente realiza un pago total o parcial antes de convertir la proforma en factura definitiva, este importe se registrará como anticipo a cuenta. El botón [cobro] actuará automáticamente registrando el movimiento adecuado, cumpliendo con los requisitos legales de trazabilidad y devengo fiscal.
Control de Proformas
Las proformas, al igual que las facturas definitivas, cuentan con una numeración de control que permite su búsqueda posterior si es necesario. Una vez convertidas en facturas definitivas, dejan un rastro en la factura correspondiente.
Creación directa de proforma o factura a petición "P" vs "F"
Existen dos modalidades para gestionar proformas en Notin:
- Modo "Todo son proformas": En este caso, al generar una factura, se crean proformas inicialmente (en lugar de facturas definitivas). Con esta opción activada, se mostrará la “F” en el sistema por si deseamos hacer una factura directa definitiva de forma inmediata.
- Modo "Gestionar proformas": Damos prioridad a la factura definitiva, permitiendo generar "proformas" bajo demanda. En este caso aparecerá el botón ”P” si deseamos realizar en este caso la factura proforma.
Aconsejamos que a partir del VERI*FACTU, sobre todo, la configuración "Todo son proformas" y recordar que en el reparto siempre existe botones para realizar facturas PROFORMAS o DEFINITIVAS, en cualquier caso.
Informes
Libro de IVA Ingresos - Diferencias respecto a Devengo
La principal diferencia en el informe del Libro de IVA Ingresos entre los sistemas DEVENGO y CAJA radica en que en DEVENGO, bien se facturan todas las operaciones realizadas en el periodo (o usamos directamente el listado de operaciones -escrituras/pólizas-) y en el sistema de CAJA únicamente se declaran las facturas realizadas en el periodo independientemente de la fecha de intervención de la operación. Entendemos, que a partir de la existencia de VERI*FACTU es inviable facturar todos los servicios devengados en el trimestre secuencialmente, incluso es de una dificultad extrema intentar que estén todas las operaciones del periodo facturadas en el mismo periodo.
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