Para crear un Asunto desde un correo, lo primero que se debe hacer es seleccionar el correo que se va a utilizar para realizar la creación del asunto.
A continuación, se selecciona el botón que pone asunto. Este llevará a nexus dónde se abrirá una ventana para seleccionar el concepto que se utilizará para la creación del documento.
Una vez seleccionado el concepto, aparecerá una ventana para categorizar los archivos que se tienen en el correo que se ha seleccionado.
En esta ventana, está la opción de categorizar el documento en el desplegable que pone categoría, el programa intentará identificar que tipo de documento es por su nombre y el contenido (en algunos casos). Además, también se puede indicar manualmente (tasación, titulo previo, poder para autorizar, .etc.).
Se pueden destacar las siguientes acciones, dentro del desplegable categoría:
• ARCHIVAR: En este caso el documento quedará guardado en el ASUNTO como ARCHIVO DIGITAL pero sin mas información sobre su contenido.
• DOCUMENTO MATRIZ: El fichero indicado pasará a convertirse en el documento matriz del Asunto. El sistema aplicará la plantilla para adaptarlo al formato Notarial.
• MINUTA: Se INTERPRETA el documento con procesos de limpieza inteligentes, aplicando formato Notarial, eliminando cabeceras, respetando fórmulas y creando campos pluralizados. En especial, se usa para minutas suministradas por entidades financieras.
Si NO se desea ARCHIVAR el adjunto es necesario eliminarlo de la lista con el botón "x" que se encuentra a la izquierda de cada fila.
La herramienta permite archivar el cuerpo del mensaje como documento PDF.
Se pueden realizar otras opciones con los archivos, para ello, en la parte derecha de cada archivo hay botones para impresión del documento, parseo y adjuntar como documento unido.
Si se selecciona la opción que sale con P, nos leerá la información de partícipes, fincas, medios de pago, etc. Algunas categorías como la Nota Simple ofrecen parseo directamente. Para casos más complejos como el título previo es más interesante archivarlo y posteriormente realizar el PARSEO de secciones del documento para mejorar su efectividad.
Un poco mas abajo, en la misma ventana, se encuentra el apartado para poder seleccionar el modelo que se utilizará para la generación de la escritura, siempre y cuando, no se tenga ya un archivo que sea la minuta y que se haya categorizado con dicha opción para que se ponga como modelo.
Una vez seleccionadas las opciones que se desean, se selecciona el botón aceptar. Así, se realizará un PROCESO DESATENDIDO. Puede tardar segundos o varios minutos en caso de interpretación de minutas financieras y/o PARSEOS de documentos con formato original de imagen. Se puede dejar el proceso funcionando y realizar cualquier otra tarea mientras.
Al finalizar el proceso de parseo el sistema dirige a la pantalla de NEXUS directamente o parpadeará la pestaña nexus en la barra de windows avisando.
En el caso de que existan PARSEOS que realizar, se mostrará una lista de formularios con todos los datos encontrados para para que el usuario confirme. Los campos NARANJA son valores donde existe un dato diferente en nuestra base de datos al que ha leído del documento y hay que indicar el que se desea. Los campos AZULES son datos nuevos encontrados para partícipes/objetos que ya existían en nuestra base de datos.
Una vez finalizado el proceso se puede pulsar [NEXUS] para visualizar la ficha en el formulario ampliado de NEXUS y seguir modificando datos o pulsar el botón [WORD] y acceder al ASUNTO en WORD para continuar.
