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La herramienta de tareas puede configurarse de diferentes maneras, lo que permite categorizar sus usos de dos formas.
Uso individual
- La herramienta Tareas se configura para que cada oficial visualice únicamente sus propias tareas.
- En este método, el oficial es responsable de las tareas que crea y edita.
- Dado que en el tablero principal solo se muestran las tareas individuales, no resulta necesario crear tableros adicionales si no se considera pertinente.
Ejemplo de notaría: Notarías con poco personal, en las que la mayoría de las tareas se realizan de manera individual, sin que sea posible diferenciar claramente los distintos departamentos.
Uso grupal o por departamentos
- La herramienta Tareas se configura para que los oficiales puedan visualizar las citas en las que participan. Esta configuración puede limitarse a mostrar únicamente las tareas en las que intervienen o, alternativamente, permitir la visualización de todas las tareas pendientes.
- En este método, los participantes de las tareas son responsables de su creación y edición.
- Dado que es posible visualizar múltiples citas simultáneamente, resulta recomendable crear diferentes tableros, incluso cuando se limite la visualización a las tareas propias. Cada tablero puede configurarse para distribuir las tareas según el departamento encargado de realizarlas.
Automatización de tareas
El uso avanzado de la herramienta puede incluir la automatización de tareas, que se clasifica en dos grupos principales:
- Automatización de creación de tareas vinculadas a nuevos asuntos: Se puede activar una automatización que genere una nueva tarea al crear un asunto. Esta tarea incluye el asunto correspondiente, permitiendo un acceso más rápido, y se desplaza entre las columnas hasta la de finalizado, una vez que se convierte en protocolo y se genera la copia autorizada.
- Automatización de acciones dentro de los tableros: Desde el apartado de automatización, es posible configurar acciones que se ejecuten de manera automática tras realizar determinadas acciones que las activen.